Въпроси към ERP доставчик преди подписване на договор се групират в шест области: устойчивост на доставчика, функционално покритие, реална цена, внедряване и данни, съдържание на договора и поддръжка след старта. Тези шест групи покриват всичко, което по-късно става причина за спорове — обхват, срок, допълнителни плащания и отговорност при проблем.
Разликата между добра и лоша оферта рядко личи от самата оферта. Личи от това как доставчикът отговаря на конкретен въпрос: с цифра и срок или с обещание.
По-долу ще намерите 30 конкретни въпроси към ERP доставчик, подредени по реда, в който е логично да ги зададете. За всеки е обяснено какво разкрива отговорът и кога отговорът трябва да Ви притесни. Ще видите и таблица какво обикновено влиза в цената и какво се плаща отделно, списък с деветте клаузи, които се проверяват преди подпис, и минималния набор от осем въпроса за най-малките фирми.
Въпросите не са тест за доставчика. Те са начин да проверите дали двете страни разбират еднакво какъв проект предстои.
Кога се задават въпроси към ERP доставчик?
Въпроси към ERP доставчик се задават, след като сте стеснили избора до 3–5 кандидата и преди да подпишете каквото и да е. Това е моментът, в който вече знаете какво търсите, но още нямате обвързващи ангажименти.
Преди този етап стоят други задачи — вътрешен преглед на процесите, определяне на приоритети и кратък списък с кандидати. Ако още сте там, вижте ръководството за ERP при малък и среден бизнес.
След подписването пък идва детайлният анализ на процесите, при който доставчикът описва как реално работи фирмата Ви. Въпросите тук са различни — те не уточняват настройки, а проверяват очаквания.
Използването на ERP софтуер в българските предприятия се проследява ежегодно от Националния статистически институт в изследването за използване на информационни и комуникационни технологии. Данните показват, че делът на фирмите с внедрена ERP система расте с всяка година, което означава и все повече проекти, тръгнали без ясни договорки.
Практическа бележка: задайте едни и същи въпроси към ERP доставчик на всички кандидати и си записвайте отговорите. Сравнението има стойност само ако е върху една и съща основа.
Въпроси към ERP доставчик за устойчивостта на компанията
ERP системата остава във фирмата с години, затова първите въпроси са за доставчика, а не за софтуера.
1. От коя година работите на българския пазар и с колко клиента работите в момента?
Отговорът трябва да е с две конкретни числа. Дейта Плюс например работи от 1992 г. и обслужва над 600 клиента.
2. Кои от Вашите клиенти работят в моя бранш и от колко време?
Продължителността е по-показателна от броя. Дейта Плюс работи с Рефан, Изида, Примо Трейд и Загора груп над 20 години — партньорство от такъв порядък говори за нещо различно от списък с нови имена.
3. Може ли да разговарям с клиент, който е близък до нашия профил?
Отказ без обяснение е сигнал. Готовността да Ви свържат с реален потребител — също, в обратната посока.
4. Кой конкретно ще работи по нашия проект и колко дълго е в компанията?
Питайте за имена и роли, не за отдел. Ако консултантите се сменят често, знанието за Вашата фирма се губи при всяка смяна.
5. Какво се случва с нашата система, ако компанията Ви бъде придобита или прекрати дейност?
Въпросът е неудобен, но има конкретен отговор — депозиран изходен код, право на износ на данни, договорени условия за преход.
Въпроси към ERP доставчик за функционалното покритие
Функционалните въпроси имат смисъл само ако са зададени през Вашите процеси, а не през списък с модули.
Специфики на бранша
6. Покажете ми как системата обработва точно този наш процес.
Изберете 2–3 процеса, които са Ви най-проблемни, и поискайте да ги видите на екран. Стандартната демонстрация показва какво Дейта Плюс 360 ERP или която и да е друга система умее, не какво Вие ще правите с нея.
7. Как се води отчетност по партиди и срокове на годност?
За хранителния бранш това е основен въпрос. Проверете дали може да се зададе минимален остатъчен срок както при заприхождаване, така и при изписване — това е разликата между следене и контрол.
8. Как се обработват промопакети и комплекти?
Питайте дали е нужна производствена операция. В Дейта Плюс 360 ERP промопакетите са виртуални — наличността остава на базовия артикул, а системата знае, че при продажба 3+1 четвъртата бройка е подарък.
9. Ако имаме няколко фирми, трябват ли ни отделни бази данни?
В Дейта Плюс 360 ERP произволен брой юридически лица се дефинират в една база, а документите се издават от името на съответната фирма. Документи могат да се трансформират между фирмите, което спестява двойно въвеждане при групови структури.
Интеграции и обмен на данни
10. С кои външни системи имате действащи интеграции и може ли да видя пример?
Разграничавайте „имаме интеграция“ от „можем да направим интеграция“. Второто е проект с отделен срок и цена.
11. Как данните излизат от системата към счетоводния софтуер?
Този въпрос стана по-важен със SAF-T. Изисква се подаване на данни от фактурите ред по ред всеки месец вместо обобщено, така че без аналитичен експорт от ERP счетоводителят въвежда всичко наново. Актуалните изисквания и версиите на схемата се публикуват от НАП в раздела за системата за счетоводно отчитане, а какво означава това за ERP системата сме описали в ръководството за SAF-T.
12. Има ли мобилна работа за търговци и склад и от същия доставчик ли е?
Ако мобилните приложения са от друга компания, при проблем ще говорите с двама доставчици. Дейта Плюс 360 Мобилен търговец и Дейта Плюс 360 Мобилен склад работят върху същата база данни.
Колко реално ще струва проектът?
Цената на ERP проект се формира от четири пера: лицензи за работни места, услуга по внедряване, доработки по заявка и годишна поддръжка. Офертата обикновено описва ясно първите две, а третото и четвъртото остават в общи формулировки. Отделно от софтуерната оферта често вървят хардуер, миграция на данни и обучение на нови служители след старта.
Въпроси към ERP доставчик за бюджета целят да превърнат общите формулировки в цифри и срокове.
13. Какво точно включва посочената цена за внедряване и колко часа са предвидени?
Поискайте брой часове, а не описание. Ако часовете свършат, доработва се по друга тарифа — и това трябва да е ясно предварително.
14. Какъв е часовият тариф за работа извън обхвата и как се одобрява?
Питайте и кой има право да възлага такава работа от Ваша страна. Без този ред разходът расте без решение.
15. Колко струва годишната поддръжка и как се променя цената ѝ?
Изчислете сумата за 5 години, не за първата. Разликата между два лиценза често се обръща на третата година.
16. Плащат ли се отделно обученията, включително за нови служители след старта?
Текучеството е нормално. Ако всяко ново обучение е отделна услуга, това е повтарящ се разход.
17. Какви са изискванията към хардуера и сървъра и кой ги осигурява?
Понякога проектът изисква нов сървър или мобилни терминали. Тези суми не са в софтуерната оферта.
18. Има ли такса за миграция на данни от текущата система?
Отговорът зависи от състоянието на данните Ви, но диапазонът трябва да е назован преди подписа.
Скрити разходи: какво влиза в офертата и какво не
| Перо | Обикновено в цената | Обикновено отделно | Въпрос към доставчика |
|---|---|---|---|
| Лицензи за работни места | Да | Допълнителни места след старта | Каква е цената на едно допълнително място? |
| Основно внедряване и настройка | Да | Часове над договорените | Колко часа са включени? |
| Обучение на екипа | Частично | Обучение на нови служители | Колко присъствени дни са предвидени? |
| Миграция на данни | Рядко | Обикновено да | Какъв е обхватът и цената? |
| Доработки по Ваше искане | Не | Да | Какъв е тарифът и как се одобрява? |
| Годишна поддръжка | От втората година | Да | Какъв процент е и кога се индексира? |
| Хардуер и мобилни устройства | Не | Да | Какви са минималните изисквания? |
| Интеграции с външни системи | Само изброените | Нови интеграции | Коя интеграция е действаща днес? |
Въпроси към ERP доставчик за внедряването, сроковете и данните
Внедряването е съвместен проект, а не услуга, която получавате наготово. Тези пет въпроса изясняват кой какво прави и в какъв срок.
19. Кой ръководи проекта от Ваша страна и кой очаквате да го ръководи от наша?
Проект без вътрешен отговорник от страна на бизнеса е една от най-честите причини за забавяне. Останалите са описани в статията за 8-те грешки при внедряване на ERP.
20. Колко часа месечно ще са нужни от нашите ключови хора и от кои позиции?
Питайте конкретно за управител, отговорник склад и главен търговец. Ако тези хора нямат капацитет, срокът се удължава независимо от доставчика.
21. Кои данни се мигрират, кои не и в какъв формат ги очаквате от нас?
Обикновено се мигрират номенклатури, контрагенти и салда, а историята на документите — по преценка. Пренасянето на дублирани и остарели записи вкарва стар проблем в нова система.
22. Стартираме наведнъж или на етапи и по какъв критерий се минава към следващия етап?
И двата подхода са работещи. Важното е изборът да е съзнателен и записан, а не да се появи в движение.
23. Колко време ще работим паралелно със стария софтуер и кой поема двойната работа?
Паралелната работа е реална и има цена в човекочасове. Питайте за очаквания период в седмици.
Какво трябва да включва договорът?
Договорът за ERP система урежда обхват, срокове, приемане, цена на промените и правата върху данните. Липсата на който и да е от тези елементи прехвърля риска върху Вас.
24. Как е описан обхватът и има ли приложение със списък на процесите?
Обхватът трябва да е приложение към договора, не изречение в него.
25. Как се приема свършената работа и какво означава „приключен етап“?
Без критерий за приемане етапът приключва тогава, когато едната страна реши.
26. Кой е собственик на данните и как ги изнасяме, ако прекратим договора?
Питайте за формат и срок. Отговорът „ще се разберем“ не е отговор.
27. Има ли гаранционен период след старта и какво покрива той?
Разграничете отстраняване на дефект от нова функционалност — това са различни неща с различна цена.
Девет клаузи, които се проверяват преди подпис
- Приложение с описан обхват на внедряването по процеси и звена.
- Критерии за приемане на всеки етап и срок за възражение.
- График с междинни срокове и последици при забава от двете страни.
- Тарифа за работа извън обхвата и ред за нейното одобряване.
- Условия и цена на годишната поддръжка, включително начин на индексиране.
- Време за реакция при проблем, разделено по степен на критичност.
- Собственост върху данните и право на износ в машинно четим формат.
- Условия за прекратяване и какво се случва със системата след това.
- Правила за обновяване на версиите — автоматично или по заявка.
Въпроси към ERP доставчик за поддръжката след старта
Поддръжката се договаря преди старта, а не когато възникне първият проблем.
28. Какво е времето за реакция и различава ли се според тежестта на проблема?
Спрян склад и въпрос за справка не са едно и също. Договорът трябва да ги разделя.
29. По какви канали се подава сигнал и има ли покритие извън работно време?
Дейта Плюс осигурява дежурен консултант в събота и в официалните празници — питайте всеки кандидат какъв е неговият режим.
30. Как излизат новите версии — автоматично или по Ваша заявка?
При автоматично обновяване промяната идва без Ваше решение. При обновяване по заявка контролът е у Вас, но изисква активност.
Как да разчетете отговорите?
Съдържанието на отговора значи по-малко от неговата конкретност. Отговор с число, срок или име носи информация. Отговор с обещание не носи.
| Сигнал в отговора | Какво обикновено означава |
|---|---|
| „Няма проблем, ще го направим“ без уточняващ въпрос | Изискването не е разбрано; вероятно ще стане доработка с отделна цена |
| Отказ да Ви свържат с клиент от Вашия бранш | Няма такъв клиент или няма добър опит с него |
| Оферта без разписан обхват | Обхватът ще се уточнява по време на проекта, обикновено в посока нагоре |
| „Всичко е включено“ без списък | Ще се изясни кое не е включено при първата допълнителна задача |
| Срок, който е по-кратък от този на останалите кандидати с 50% | Или обхватът е разбран по-тясно, или срокът няма да се спази |
| Демонстрация само по готов сценарий | Системата не е показана върху Вашите процеси |
| Цена само за първата година | Разходът за поддръжка ще се появи по-късно |
Полезен практически подход: задайте един и същ въпрос на два различни човека от екипа на доставчика. Разминаването в отговорите показва къде вътрешните им процеси не са уточнени.
Кога 30 въпроса са прекалено много
При 1–2 работни места и стандартни процеси част от въпросите отпадат — няма мобилни търговци, няма складови изпълнители, няма интеграции за уточняване и няма нужда от многофирмена структура.
За такива фирми остават следните осем въпроса, които са валидни при всеки размер:
- От коя година работите и с колко клиента? (въпрос 1)
- Може ли да видя как системата обработва точно нашия процес? (въпрос 6)
- Какво точно включва цената за внедряване? (въпрос 13)
- Колко струва годишната поддръжка и как се променя? (въпрос 15)
- Кои данни се мигрират и в какъв формат ги очаквате? (въпрос 21)
- Как е описан обхватът в договора? (въпрос 24)
- Кой е собственик на данните и как ги изнасяме? (въпрос 26)
- Какво е времето за реакция при проблем? (въпрос 28)
Обратното също е вярно: при над 50 работни места, няколко юридически лица или производство 30 въпроса са минимумът, а не максимумът.
Често задавани въпроси
Кога е моментът да задам въпроси към ERP доставчик?
След като сте стеснили избора до 3–5 кандидата и преди да подпишете договор или да платите капаро. По-рано отговорите нямат основа, защото още не знаете какво търсите. По-късно вече сте обвързани и преговорната позиция е различна.
Какво да питам, преди да купя ERP система?
Минималният набор е осем въпроса: опит на доставчика, демонстрация върху Ваш процес, какво включва цената за внедряване, цена на годишната поддръжка, обхват на миграцията, описание на обхвата в договора, собственост върху данните и време за реакция при проблем. Всичко останало от списъка с 30 въпроса надгражда тези осем според размера и сложността на фирмата.
Какви са скритите разходи при внедряване на ERP?
Най-често това са миграцията на данни, обучението на нови служители след старта, хардуерът и часовете за доработки извън договорения обхват. Годишната поддръжка също изненадва, когато е обявена само за първата година. Изчислете общия разход за 5 години, а не за първата.
Трябва ли да задам всички 30 въпроса на всеки доставчик?
Не, но задайте едни и същи въпроси на всички кандидати. Сравнението има стойност само върху обща основа — ако на един доставчик зададете 30 въпроса, а на друг 12, ще сравнявате различни неща, а не различни оферти.
Какво да правя, ако доставчикът откаже да отговори писмено?
Поискайте писмен отговор поне за обхвата, цената и сроковете, тъй като те влизат в договора. Устна уговорка не се проверява при спор. Отказ да се фиксира писмено онова, което така или иначе трябва да е в договора, е сам по себе си отговор.
Колко време отнема разговорът по тези въпроси?
Обикновено две срещи по 1,5–2 часа — първата за доставчика и функционалното покритие, втората за цена, срокове и договор. Между тях е добре да получите писмена оферта, за да са конкретни въпросите от 13 до 18.
Кой от нашата фирма трябва да присъства на тези разговори?
Управителят и хората, които ще работят със системата ежедневно — най-често отговорникът на склада и главният търговец. Управителят преценява цената и договора, а ключовите потребители виждат дали демонстрираните процеси съвпадат с реалната работа.
Каква е разликата между тези въпроси и анализа на бизнес процесите?
Тези въпроси проверяват очаквания преди договора, а анализът на процесите е първият работен етап след подписването. При анализа доставчикът описва в детайли как работи фирмата Ви, за да настрои системата. Двете не се заместват.
Какво да питам, ако вече имам ERP и обмислям смяна?
Добавете два въпроса към списъка: в какъв формат текущият Ви доставчик може да изнесе данните и кой ще ги преобразува за новата система. Отговорите определят реалния срок на прехода много повече от функционалностите на новата система.
Заключение
Тридесет въпроса изглеждат много само докато не се сравнят с цената на един неуточнен обхват. Всеки от тях отнема минути в разговор и спестява седмици в проект.
Ако подготвяте избор на система, преминете списъка с въпроси към ERP доставчик с всеки от кандидатите и си запишете отговорите. Разликите ще се видят не в това какво обещава всеки, а в това колко конкретно го обещава.
Дейта Плюс работи с български фирми от 1992 г. и обслужва над 600 клиента в дистрибуцията, търговията на едро, производството и хранителния бранш, включително партньорства над 20 години с Рефан, Изида, Примо Трейд и Загора груп. Ако искате да зададете тези въпроси и на нас — свържете се с консултант или заявете демонстрация върху Вашите процеси, а не по готов сценарий.