Анализ на бизнес процеси при внедряване на ERP: откъде започва проектът

Накратко: Анализ на бизнес процеси при внедряване на ERP е първият работен етап след подписване на договора — преди настройката на системата. В него доставчикът проучва как реално работи фирмата ви, за да настрои ERP според вашите процеси, а не обратното. Този етап трябва да включва не само управителя, а ключовите потребители — хората, които всеки ден вършат работата. Прескачането или повърхностното му изпълнение е честа и скъпа грешка.

Една дистрибуторска фирма подписва договор за нов ERP. Изборът е направен, лицензите са платени, всички бързат към старта. Управителят сяда на две срещи с консултантите, описва как „горе-долу“ текат поръчките и складът, и подканва екипа да караме към инсталацията. Три месеца след старта складът се оплаква. Системата иска артикулите да се приемат по начин, който никой не работи на практика. Търговците въвеждат поръчки два пъти. Оказва се, че реалните процеси са различни от това, което управителят е описал — защото той не стои на рампата и не обикаля клиентите. Това не е история за лош софтуер. Това е история за прескочен първи етап. Внимателният анализ на бизнес процеси при внедряване на ERP е стъпката, която определя дали системата ще пасне на вашата работа. Тази статия обяснява какво включва той, кой трябва да участва и как да се подготвите — за да не повторите тази грешка.

Статията е насочена едновременно към собственика, който носи финансовия риск, към оперативния и финансовия мениджър, които познават процесите, и към човека, който ще движи проекта отвътре. Всеки от тях има роля в този етап — и всеки печели, когато той е направен както трябва.

Какво представлява анализ на бизнес процеси при внедряване на ERP

Анализ на бизнес процеси при внедряване на ERP е първият работен етап след подписване на договора. В него доставчикът проучва как фирмата ви работи в действителност — процес по процес — и описва тези процеси в детайл. Целта е системата да бъде настроена според реалната ви дейност, преди да започне каквато и да е техническа работа.

Този проучвателен етап не е формалност. Той превръща общите ви очаквания в конкретни изисквания, по които ще се настрои ERP. Без него настройката се прави по предположения.

В практиката етапът включва срещи с хора от различни отдели, описание на текущите работни потоци, откриване на проблемните места и оценка на данните, които ще се прехвърлят в новата система. Резултатът е документ, който служи като план за цялото внедряване.

Защо този етап решава съдбата на целия проект

Качеството на настройката зависи изцяло от качеството на анализа. Ако процесите са описани повърхностно, системата се настройва по непълна картина — и грешките излизат наяве чак след старта, когато поправянето им е най-скъпо.

Числата го потвърждават. Според проучване на Deloitte около 75% от ERP проектите надхвърлят планирания срок или бюджет, като честа причина е лошото планиране и подценяването на ранните етапи. Прибързаният анализ на бизнес процеси при внедряване на ERP е икономия, която се връща многократно по-скъпо.

Цената на формалния анализ има конкретни симптоми: двойно въвеждане на данни, функции, които никой не ползва, складови процеси, които не пасват на реалната работа, и екип, който се връща към Excel. Доброто проучване ги предотвратява, преди да станат скъпи преработки.

Какво означава това за вас: времето, вложено в този етап, не е забавяне на проекта. То е застраховката, че системата ще заработи както трябва от първия ден.

Механизмът, по който непълният анализ струва пари, е винаги един и същ. Пропуснат детайл в описанието на процеса означава грешна настройка. Грешната настройка се открива едва когато екипът започне реална работа. А промяната на вече настроена и пусната система е в пъти по-скъпа и по-бавна от това да се заложи правилно от самото начало. Затова анализът на бизнес процеси при внедряване на ERP не се мери по часовете, които отнема, а по проблемите, които спестява.

Кой трябва да участва — защо „среща с управителя“ не стига

Една честа грешка е анализ на бизнес процеси при внедряване на ERP да се проведе само с ръководството. Управителят описва как смята, че текат процесите. Реалността при склададжията или търговския представител често е друга — те знаят изключенията, заобиколните решения и дребните уговорки, които не са записани никъде.

Затова добрият анализ събира хора от всички нива, не само вземащите решения. Международните методологии за събиране на изисквания препоръчват точно това — представителство от цялата организация, за да не се пропусне нито едно изискване.

Ролята на собственика и управителя

Собственикът задава посоката: какви са целите, кои показатели са важни, докъде стига бюджетът. Неговото участие е за обхвата и приоритетите — кое е задължително и кое е „добре да го има“. Но той рядко познава всекидневните детайли на всеки процес.

Ролята на ключовите потребители

Ключовите потребители са хората, които всеки ден вършат конкретната работа — складов отговорник, оперативен счетоводител, търговски представител, логистик. Те знаят как процесът тече в действителност, а не как изглежда на хартия. Тяхното участие е незаменимо за точното описание на процесите.

Кой да е вътрешен отговорник по проекта

Всеки проект се нуждае от един човек във фирмата, който движи нещата отвътре — събира информацията, организира срещите и взема решения, когато се появят въпроси. Без такъв отговорник анализът засяда. В малките фирми това често е оперативен мениджър или финансов отговорник с ясен мандат от собственика.

Какво проучва анализът на бизнес процеси

Анализът обхваща основните потоци, по които се движат стоките, парите и информацията във фирмата. За дистрибутор или търговец на едро това обикновено са продажби, складова дейност, доставки, финанси и отчетност. За всеки от тях се описва кой какво прави, в какъв ред и къде се появяват проблеми.

Принципът е прост: всяка болка се превръща в изискване. „Не сме синхронизирани между офиса и склада“ е оплакване. „Складът трябва да вижда поръчката в реално време, преди да започне да я подготвя“ е изискване, по което системата може да се настрои.

За всеки от основните потоци анализът задава различни въпроси. При продажбите се проследява как се вписва поръчка, как се прилагат цени и отстъпки, как работят търговските представители на терен. При складовата дейност — как се приема стока, как се подрежда, как се изписва и експедира. При доставките — как се правят заявки към доставчици и как се следят доставните цени. При финансите и отчетността — какви справки се правят и колко от тях все още се правят ръчно. Колкото по-конкретни са отговорите, толкова по-точна е настройката.

Описание на текущите процеси

Първата стъпка е да се опишат процесите такива, каквито са сега — на английски този подход се нарича „as-is“ (състоянието „както е в момента“). Проследява се реалният път на една поръчка, едно приемане в склада, едно плащане. Едва когато текущото състояние е ясно, може да се прецени какво да се запази, какво да се подобри и какво да отпадне.

Важно е процесът да се опише такъв, какъвто е, а не такъв, какъвто би трябвало да бъде. Изкушението е да се опише „идеалният“ вариант — но системата трябва да поеме реалната работа, включително изключенията. Описание, което подминава неудобните детайли, води до настройка, която не работи в практиката.

Затрудненията и заобиколните решения

В почти всяка фирма има процеси, които се крепят на ръчни решения — споделен Excel файл, тетрадка при склададжията, устна уговорка между двама колеги. Тези заобиколни решения са ценна информация. Те показват къде досегашната организация не достига и какво системата трябва да поеме.

Шаблоните за печат и подредбата на документите

Често пропускана част от анализа са документите, които фирмата печата всеки ден — фактури, складови разписки, товарителници, списъци за събиране на стока. Всички те трябва да се пресъздадат в новата система. Затова е важно да се съберат предварително.

Тук вниманието не е само към това какво съдържа документът, а и към това как е подреден. Пример: редът на колоните в списъка, по който складът събира стоката за дадена заявка. Ако в новата система подредбата е различна, в деня на старта склададжиите не могат да се ориентират — събирането се бави и стартът тръгва трудно. Дребен на пръв поглед детайл, който се отразява на цялата експедиция.

Регулаторни и счетоводни изисквания

Системата трябва да отговаря на нормативната рамка, в която работите. Тук влизат фискалните изисквания и начинът на отчетност пред НАП. Тези изисквания се установяват по време на анализа, за да се заложат в настройката, а не да се откриват като проблем след старта.

Как да се подготвите за анализа — практически чек-лист

Доброто проучване е двупосочно. Подготовката за анализ на бизнес процеси при внедряване на ERP не е работа само на доставчика — колкото по-подготвена дойде фирмата, толкова по-точен е резултатът и по-кратък е етапът. Подготовката не изисква специални знания — изисква да съберете на едно място това, което вече имате.

Документи и данни, които да подготвите

Преди първите срещи си струва да съберете: актуалните номенклатури (клиенти, доставчици, артикули); всички документи, които печатате в момента — фактура, складова разписка, поръчка, списък за събиране на стока — заедно с реалната им подредба; ценовите и отстъпковите правила; и описание на отчетите, които ползвате редовно. Тези материали дават на консултанта бърза и точна картина.

Въпроси, които да си зададете предварително

Помислете върху няколко въпроса преди срещите: Кои процеси ни създават най-много проблеми днес? Кои отчети правим ръчно и колко време ни отнемат? Какво искаме да можем да правим, а в момента не можем? Кои са изключенията, които „всички знаят“, но никъде не са записани? Отговорите насочват анализа към това, което наистина има значение.

Как да оцените качеството на собствените си данни

Данните, които ще се прехвърлят в новата система, рядко са в идеален вид. Чести проблеми са дублирани клиенти, един и същ артикул с различни кодове, непопълнени полета. Струва си да погледнете данните си критично преди анализа — колкото по-рано се открият тези проблеми, толкова по-евтино се решават. Анализът ги изважда наяве, но почистването е по-лесно, ако сте подготвени.

Полезно правило е да отворите номенклатурата си с клиенти и да потърсите един и същ клиент, вписан по два различни начина. Ако намерите такива случаи, същият тип безпорядък почти сигурно има и при артикулите. Не е нужно да изчистите всичко преди анализа — достатъчно е да знаете мащаба на проблема, за да го планирате реалистично.

Как протича анализът на бизнес процеси при Дейта Плюс

При Дейта Плюс анализът започва с личен консултант, който остава с вас от първия контакт до старта на системата. Не подменяме хора между етапите — човекът, който е разбрал бизнеса ви, е същият, който ръководи настройката.

Консултантът обикаля процесите заедно с вашите хора — не само с управителя. Сяда със склада, с търговците, със счетоводството, и описва как работата тече в действителност. Именно тук 34-те години опит на пазара имат значение: разпознаваме типичните модели в дистрибуцията, търговията на едро и производството, и знаем кои въпроси да зададем.

За този етап използваме специално създаден инструмент — Интервю внедряване. В него описваме всички процеси такива, каквито са в действителност. По време на интервюто преглеждаме функционалностите на системата и как всеки процес може да се осъществи в нея, и заедно решаваме как да бъде настроена. Обсъждаме ролите на различните потребители и отбелязваме необходимите настройки за всяка роля. На същата основа преценяваме и как да подходим към обучението — кой какво трябва да научи, за да тръгне работата гладко от първия ден.

Резултатът от интервюто определя и кои модули са ви нужни. Модулната архитектура на Дейта Плюс 360 ERP позволява системата да започне с това, което ви трябва, и да расте с бизнеса. Ако анализът покаже, че складът има нужда от по-бърза работа на терен, в обхвата влиза мобилна складова система. Ако установим, че управлението разчита на ръчни справки, естественото продължение е бизнес анализи върху ERP данните — без паралелни бази и двойно въвеждане.

Случай от практиката

Производител в нехранителния бранш с около 40 служители тръгва към внедряване с убеждението, че процесите му са прости и анализът може да е кратък. На първите срещи консултантът настоява да присъстват и складът, и хората от експедицията.

Оказва се, че складът работи по схема за подреждане, която не е описана никъде и съществува само в главата на отговорника. Ако този детайл беше пропуснат, системата щеше да се настрои по общия модел и да обърка цялата складова работа. Открит навреме, той влиза в изискванията и настройката го отразява. Стартът минава без сътресения в склада.

Поуката е проста: най-важните детайли често ги знаят хората на терен, не ръководството. Същият проект, проведен само с управителя, щеше да изглежда гладко на хартия — и да се разпадне в първата работна седмица. Разликата между двата сценария е няколко часа, прекарани с правилните хора по време на анализа.

Често задавани въпроси

Събрахме най-честите въпроси, които фирмите задават преди да започнат анализ на бизнес процеси при внедряване на ERP.

Какво е анализ на бизнес процеси при внедряване на ERP?

Това е първият работен етап след подписване на договора, в който доставчикът проучва как реално работи фирмата и описва процесите ѝ. Целта е системата да се настрои според действителната ви дейност, а не по предположения.

Кога се прави този анализ — преди или след договора?

След договора. Изборът на доставчик и подписването идват първи, а детайлният анализ на процесите е първият работен етап от самото внедряване.

Кой трябва да участва в проучването на процесите?

Не само управителят. Задължително трябва да участват ключовите потребители — складови отговорници, търговци, счетоводители — защото те знаят как процесите текат в действителност.

Колко време отнема анализът на бизнес процесите?

Зависи от размера и сложността на фирмата. Колкото по-подготвена е фирмата с документи и данни, толкова по-кратък и точен е етапът. Подготовката го съкращава осезаемо.

Какво се случва, ако се прескочи или прибърза този етап?

Системата се настройва по непълна картина. Резултатът са преработки след старта, двойно въвеждане, неизползвани функции и риск екипът да се върне към старите си навици.

Какви документи трябва да подготвим?

Номенклатури на клиенти, доставчици и артикули; всички документи, които печатате — фактура, складова разписка, поръчка, списък за събиране на стока — с реалната им подредба; ценови и отстъпкови правила; описание на редовно ползваните отчети.

Трябва ли да си почистим данните преди анализа?

Не е задължително, но помага. Дублирани клиенти и непоследователни артикулни кодове излизат наяве по време на анализа — откриването им рано прави почистването по-евтино и миграцията по-гладка.

Какво означава „as-is“ описание на процесите?

Описание на процесите такива, каквито са в момента, преди всякакви промени. То показва реалния път на поръчка, приемане или плащане и служи за основа на настройката.

Какво е gap analysis?

Gap analysis (анализ на разликите) е сравнение между нуждите на фирмата и възможностите на системата. Той показва къде е нужна настройка или допълнителна функционалност.

Кой носи отговорност за успеха на анализа?

И двете страни. Доставчикът задава правилните въпроси и води процеса; фирмата осигурява достъп до точните хора и подготвя информацията. Нужен е и вътрешен отговорник, който движи проекта.

Кога този задълбочен анализ не е за вас

Не всяка ситуация изисква пълен процесен анализ. Ето няколко случая, в които той може да е по-лек или излишен.

Ако сте много малка фирма с един-два прости процеса и стандартни нужди, готово решение „от кутията“ може да е достатъчно — задълбоченият анализ би бил излишен разход.

Ако вече имате актуална и детайлна документация на процесите си и тя е поддържана, етапът ще е значително по-кратък — голяма част от работата вече е свършена.

Ако целта ви е да смените само един изолиран модул (например само фактуриране), а не цялостна система, обхватът на анализа е съответно по-тесен.

И ако не сте готови да отделите хора за срещите — нито управител, нито ключови потребители — по-добре отложете проекта. Анализ без участието на правилните хора дава непълен резултат.

Следващи стъпки

Анализът на бизнес процеси при внедряване на ERP е основата, върху която стъпва целият проект. Добре направен, той прави всичко след него предвидимо. Прибързан, той се връща като скъпи изненади.

Ако обмисляте ERP за фирмата си, започнете с честна преценка на собствените си процеси и подгответе хората и данните, които ще участват. След като процесите са описани и системата — настроена, идва следващият етап от внедряването: обучението на екипа. Как да подготвите хората си за него, разглеждаме в обучение на персонала при внедряване на ERP.

Това ръководство е част от по-голям наръчник за избор и внедряване на ERP — пълното ръководство за избор и внедряване на ERP (предстои), където разглеждаме всяка стъпка от проекта.