В последните години идеята за облачно ERP набира все по-голяма популярност, особено сред малките и средни предприятия. Обещанията са привлекателни – ниски първоначални разходи, автоматични актуализации, мащабируемост и достъп отвсякъде. Но доколко реалността отговаря на тези очаквания? В тази статия ще разгледаме основните предимства, които доставчиците на облачни ERP системи представят, и ще ги сравним с реалните предизвикателства, пред които се изправят бизнесите, които ги използват.
Научете повече за различните модели за лицензиране на ERP софтуер в тази статия.
Какво представлява ERP и кои са основните модели?
ERP (Enterprise Resource Planning) е софтуерна система, която обединява различни бизнес процеси като финанси, управление на складове, производство, продажби и други в една интегрирана платформа. В зависимост от начина на внедряване ERP системите се разделят на два основни типа:
Облачно ERP
Облачното ERP е софтуер, който се хоства и поддържа от външен доставчик. Достъпът до системата се осъществява чрез интернет, а клиентите плащат месечна или годишна такса за използване. Всички актуализации, поддръжка и управление на данните са отговорност на доставчика.
Основни характеристики на облачно ERP:
- Няма нужда от закупуване и поддръжка на собствени сървъри.
- Автоматични актуализации и техническа поддръжка.
- Достъп до системата от всяко устройство с интернет връзка.
- Разходите са разпределени във времето чрез абонаментен модел.
Сървърно (On-Premises) ERP
Сървърното ERP е софтуер, който се инсталира и работи на собствени сървъри на компанията. Данните и процесите се управляват вътрешно, като фирмата има пълен контрол върху системата.
Основни характеристики на сървърно ERP:
- Пълна собственост и контрол върху софтуера и данните.
- Няма нужда от постоянни абонаментни такси.
- По-висока сигурност, тъй като данните не се съхраняват в облака.
- Възможност за персонализиране според нуждите на бизнеса.
Разгледайте нашето ERP решение и вижте как може да помогне на Вашия бизнес.
Основните обещания на облачните ERP системи
По-ниски първоначални разходи
Едно от най-големите предимства, които доставчиците на облачно ERP подчертават, е липсата на значителна първоначална инвестиция. При традиционните ERP системи разходите за хардуер, софтуерни лицензи и внедряване могат да бъдат високи. В облачния модел, обаче, всичко е на абонаментен принцип – плаща се месечна или годишна такса, която включва използването на софтуера, поддръжката и актуализациите.
Автоматични актуализации и поддръжка
Облачните ERP системи елиминират нуждата от самостоятелно поддържане на софтуера. Всички актуализации се извършват автоматично от доставчика, което означава, че потребителите винаги разполагат с най-новата версия. Това намалява натоварването върху вътрешния IT екип и позволява на компаниите да се фокусират върху основния си бизнес.
Гъвкавост и мащабируемост
Облачното ERP обещава гъвкавост – бизнесът може лесно да добавя нови потребители, функционалности или модули, без да се налага сериозна техническа намеса. Това е особено полезно за малките и средни предприятия, които растат динамично и имат нужда от бързи корекции в своите системи.
Сигурност и надеждност
ERP доставчиците уверяват клиентите си, че техните облачни системи са изключително сигурни. Те използват модерни механизми за криптиране, редовни бекъпи и защита срещу кибератаки. Данните се съхраняват в професионални центрове за данни, което гарантира тяхната безопасност и достъпност.
Реалността зад обещанията
Дългосрочните разходи могат да бъдат по-високи
Макар че облачното ERP изисква по-ниски първоначални разходи, в дългосрочен план този модел може да бъде значително по-скъп. Месечните или годишните абонаментни такси се натрупват и често надвишават цената на традиционно ERP решение с еднократно закупуване.
Пример: Ако малко или средно предприятие плаща 500 лв. месечно за облачно ERP, след 5 години разходът ще надхвърли 30 000 лв., без бизнесът да притежава софтуера. Това означава, че фирмите, които планират дългосрочна стабилност, трябва да обмислят дали този модел е финансово изгоден за тях.
Автоматичните актуализации носят рискове
Въпреки че автоматичните актуализации гарантират, че бизнесът винаги разполага с най-новите функции, те могат да доведат и до неочаквани проблеми. Обновленията могат да променят или премахнат функционалности, които са критични за определени бизнес процеси. Малките и средни предприятия, които разчитат на персонализирани модули, често изпитват затруднения при внезапни промени в ERP софтуера. Освен това, ако се появи грешка в новата версия, няма гаранция, че тя ще бъде бързо коригирана, а това може да засегне оперативната работа на бизнеса.
Зависимост от интернет връзка и доставчика
Облачните ERP решения работят изцяло онлайн. Това означава, че всяко прекъсване на интернет връзката може да доведе до загуба на достъп до системата, което е критично за бизнеси, които разчитат на ERP за ежедневните си операции. Въпреки че днес интернетът е широко достъпен, всяка мрежова неизправност, срив в облачния център или дори временни технически проблеми могат да спрат работата на целия екип.
Важно е да се има предвид:
- Дори при стабилна интернет връзка, облачните ERP решения могат да страдат от забавяния, ако сървърите на доставчика са претоварени.
- Малките и средни предприятия, работещи в региони със слаб интернет, могат да изпитват значителни затруднения.
- В малките населени места и складовите бази обхватът на интернет връзката често е нестабилен, което може да доведе до прекъсвания в работата на ERP системата.
- Ако доставчикът на ERP реши да промени своята политика или прекрати услугата, клиентът няма контрол върху продължаването на достъпа до системата. Облачните ERP решения работят изцяло онлайн. Това означава, че всяко прекъсване на интернет връзката може да доведе до загуба на достъп до системата, което е критично за бизнеси, които разчитат на ERP за ежедневните си операции. Въпреки че днес интернетът е широко достъпен, всяка мрежова неизправност, срив в облачния център или дори временни технически проблеми могат да спрат работата на целия екип.
Сигурност на данните – наистина ли е гарантирана?
Доставчиците на облачни ERP системи твърдят, че осигуряват висока степен на защита, но в крайна сметка данните на бизнеса се съхраняват на външни сървъри. Това създава въпроси като:
- Къде физически се съхраняват данните?
- Кой има достъп до тях?
- Какви мерки са взети срещу външни заплахи?
За фирми, които обработват чувствителна информация, наличието на on-premises ERP (локално внедрено решение) може да бъде по-сигурен вариант, защото гарантира, че всички данни остават под техен контрол.
Как да изберете правилното ERP решение за Вашия бизнес?
Вижте нашето ръководство за избор на ERP, за да вземете информирано решение.
Анализирайте дългосрочните разходи
Преди да вземете решение, направете детайлен анализ на разходите. Сравнете цената на облачно ERP за 5-10 години спрямо еднократно закупуване на on-premises ERP система.
Преценете нуждата от контрол върху софтуера
Ако бизнесът Ви има специфични изисквания и персонализирани процеси, традиционното ERP решение може да бъде по-подходящо, тъй като Ви дава пълен контрол върху конфигурациите и развитието на софтуера.
Оценете зависимостта от външен доставчик
Помислете дали сте готови да се обвържете дългосрочно с облачен доставчик. Ако бизнесът Ви разчита на предвидими разходи и постоянен достъп до системата, локалното ERP може да бъде по-изгодно.
Заключение
Облачните ERP системи предлагат удобство, но не винаги са най-доброто решение за всеки бизнес. Малките и средни предприятия трябва внимателно да преценят реалните ползи и рискове. Ако за Вашата компания предвидимостта на разходите, контролът върху данните и дългосрочната стабилност са приоритет, on-premises ERP решението може да бъде по-добрата опция.
Ако искате да следите какви нови функционалности разработваме, абонирайте се за нашия YouTube канал. Не забравяйте да последвате фейсбук страницата ни, където още по-лесно и бързо може да получавате информацията.