Проследимост на партиди в склад — от Excel до GS1

Проследимост на партиди в склад означава да знаете коя партида с кой срок на годност е налична, къде е разположена и към кой клиент е експедирана – по всяко време и без ръчно ровене. Постига се на различни нива на контрол: от ръчен регистър в Excel до сканиране на баркод, който носи едновременно артикул, партиден номер и срок на годност.

Колкото по-автоматизиран е записът на партидата, толкова по-надеждни стават три неща: изписването по най-близък срок (FEFO), скоростта на изтегляне на партида при рекламация и точността на данните. Ръчните методи изпускат точно тук.

Тази статия подрежда методите за проследяване на партиди от най-слаб до най-силен контрол, за да видите къде е фирмата ви сега и коя стъпка нагоре си струва. Ще разгледаме и как баркодът кодира партидата и срока, как тече процесът с мобилно устройство и за кои фирми кое ниво е подходящо – включително кога изобщо не ви трябва.

Какво е проследимост на партиди в склад?

Проследимост на партиди в склад е способността да проследите всяка партида стока в двете посоки: назад – от кой доставчик и с коя доставка е дошла, и напред – към кой клиент е експедирана. Стъпва на партиден (лот) номер и срок на годност, записани при всяко складово движение.

Партидата, или лотът, обединява количество стока, произведено или доставено при едни и същи условия. При проблем – замърсяване, дефект, кратък срок – реагирате на ниво партида, а не на целия артикул. Затова точният запис на партидата е разликата между целенасочено изтегляне и блокиране на цялата наличност.

Кои са методите за проследяване на партиди – от най-силен към най-слаб контрол?

Методите за проследяване на партиди се различават по едно: каква част от записа е автоматична и каква – ръчна. Колкото повече ръчни стъпки, толкова повече грешки и толкова по-бавен отговор при рекламация.

По-долу са шест метода, подредени от най-силен към най-слаб контрол.

Три показателя отделят силните методи от слабите. Първият е FEFO – изписване на стоката с най-близък срок; надежден е само когато партидата и срокът се четат автоматично. Вторият е скоростта на изтегляне на партида: от минути при сканиране до дни ровене при хартия. Третият са грешките при въвеждане, които растат с всяка ръчна стъпка.

За типичния дистрибутор или производител в хранителния и нехранителния бранш практичният връх не е пълната сериализация. Той е мобилното сканиране на GS1 баркод – ниво 2 – което дава FEFO, бърз recall и почти нулеви грешки, без сложността и цената на проследяване до отделна единица.

Как баркодът кодира партидата и срока на годност?

Обикновеният EAN-13 баркод не носи партида и срок – той идентифицира само артикула. За партидна проследимост е нужен баркод, който събира няколко полета в един код: GS1-128 или GS1 DataMatrix.

Стандартът GS1-128 използва т.нар. Application Identifiers (AI) – двуцифрени префикси, които казват на системата какво следва: артикул, партида, срок, дата на производство. Едно сканиране попълва и трите полета наведнъж, вместо служителят да ги набира на ръка. Основите на баркод стандартите разглеждаме подробно в статията ни какво е важно да знаем за баркода.

GS1 Application Identifier (AI) е двуцифрен код, който обозначава вида на следващата информация в баркода. AI (01) е артикулът, (10) е партидният номер, (17) е срокът на годност. Така един GS1-128 или DataMatrix код носи артикул, партида и срок едновременно.

GS1-128 срещу GS1 DataMatrix – коя да изберете?

GS1-128 и GS1 DataMatrix носят една и съща информация, но в различна форма. GS1-128 е линеен (1D) баркод – по-дълъг, чете се лесно с обикновен лазерен четец. GS1 DataMatrix е двумерен (2D) – квадратен, побира същите данни на много по-малка площ и се чете с камера или 2D скенер.

Изборът зависи от стоката и оборудването. За палети и кашони с място за етикет GS1-128 върши работа. За малки опаковки – козметика, добавки, дребна разфасовка – GS1 DataMatrix е по-подходящ, защото заема по-малко място. Мобилните терминали с 2D четец разчитат и двата, така че на практика поддържате смесен поток от доставчици.

Как работи проследимостта на партиди с мобилен склад?

С мобилен склад партидата и срокът се записват в момента на действието, а не по-късно на бюро. Операторът сканира GS1 кода при приемане и системата попълва артикул, партида и срок автоматично. Оттук нататък всяко движение носи партидата със себе си.

Процесът тече в четири стъпки. При приемане сканирането заприходява стоката с точна партида и срок и я разполага по палетоместо. При изписване системата подсказва коя партида да се вземе. При инвентаризация броенето е и по партида, не само по артикул. При рекламация проследявате партидата назад към доставчика и напред към клиента за минути.

Тази логика стои в Дейта Плюс 360 Мобилен склад, който работи с партиди и баркод стандарти и синхронизира данните с настолната система.

Как системата подсказва правилната партида по FEFO?

FEFO (First Expired, First Out) означава, че първо излиза стоката с най-близък срок на годност – независимо кога е постъпила. При изписване системата подрежда наличните партиди по срок и насочва оператора към правилната, вместо той да избира по памет или по това коя е най-отпред на стелажа.

Резултатът е по-малко брак от изтекъл срок и спазени изисквания на веригите за минимален остатъчен срок. Стоката пред изтичане се вижда в справка, преди да се превърне в загуба.

Кое ниво на контрол е за вашата фирма?

Правилното ниво зависи от три неща: работите ли с партиди и срокове, какъв обем движите и какви са регулаторните и клиентските изисквания. Не всяка фирма се нуждае от най-високото ниво.

Кога това не ви трябва

Партидната проследимост не е универсална необходимост. В някои случаи тя добавя сложност без реална полза:

• Стока без партиди и срок на годност – например техника, резервни части, консумативи с дълъг живот. Тук е достатъчен артикулен отчет.
• Много малък обем на едно място – при няколко десетки артикула и една стая ръчният контрол все още е овладян, макар да не мащабира.
• Услуги или производство по поръчка без складова наличност – няма партиди за проследяване.
• Стока, която се обръща за дни – при много бърз оборот рискът от изтекъл срок е нисък, макар recall да остава аргумент при храни.

Често задавани въпроси

Каква е разликата между партиден и сериен номер?

Партидният номер обозначава цяла група стока, произведена или доставена при едни и същи условия, а серийният – една отделна единица. При партиден контрол проследявате лот от хиляди бройки наведнъж; при сериализация – всяко изделие поотделно. За повечето храни и нехранителни стоки партидата е достатъчна; сериализацията е за фарма и тютюн.

Може ли обикновеният баркод да носи срок на годност?

Не. Стандартният EAN-13 идентифицира само артикула и не съдържа партида или срок. За да носи тази информация, е нужен GS1-128 или GS1 DataMatrix код с Application Identifiers за партида (10) и срок (17).

Какво е FEFO и защо е важно за склада?

FEFO (First Expired, First Out) означава, че първо се експедира стоката с най-близък срок на годност, независимо кога е постъпила. Така намалявате брака от изтекъл срок и спазвате изискванията на веригите за минимален остатъчен срок. Без системен контрол на партидите FEFO зависи от паметта на оператора и лесно се пропуска.

Нужен ли ми е специален скенер за GS1 DataMatrix?

Да, необходим е 2D четец или мобилен терминал с камера. Линейните GS1-128 кодове се четат и с обикновен лазерен четец, но DataMatrix изисква 2D четене. Мобилните терминали с 2D четец разчитат и двата формата, което покрива смесен поток от различни доставчици.

Как партидната проследимост помага при изтегляне на партида?

Позволява да проследите проблемна партида напред – към кои клиенти е експедирана – и назад към доставчика, за минути. Реагирате точно на засегнатата партида, вместо да блокирате целия артикул. Това ограничава загубите и е ключово при храни, където проследимостта е законово изискване (Регламент (ЕО) 178/2002, чл. 18).

Какво става, ако доставчиците ми не използват GS1 баркод с партида?

Тогава партидата и срокът се въвеждат при приемане и се разпечатва вътрешен етикет с GS1 код. Оттам нататък цялото движение в склада тече автоматично. Целта е ръчното въвеждане да се случва веднъж, на входа, а не при всяко следващо действие.

Всяка фирма ли има нужда от проследимост на партиди в склад?

Не. Ако работите със стока без партиди и срок на годност – техника, резервни части, дълготрайни консумативи – стандартният артикулен отчет е достатъчен. Партидната проследимост носи стойност, когато има срокове, регулация или изискване за проследяване назад и напред.

Следваща стъпка

Проследимостта на партиди в склад не изисква скок направо към най-скъпото решение. Изисква стъпка нагоре от мястото, където сте сега – най-често от ръчния запис към мобилно сканиране на GS1 баркод.

Ако движите стока с партиди и срокове, вижте как Дейта Плюс 360 Мобилен склад записва партидата и срока при приемане и изписва по FEFO. Заявете демонстрация, за да го видите върху вашите процеси.