Как да изберем ЕRP система

Как да изберем ЕRP система

Внедряването на EРП система e сериозно начинание, което има за цел да оптимизира бизнес процесите, да подобри отчетността, да изчисти линиите на отговорност между служителите и по този начин да Ви помогне да ускорите развитието на Вашата компания. Неудачният избор, ненадеждното внедряване и лошата подготовка на служителите за използването ѝ могат да се окажат ако не фатални, то силно затормозяващи развитието на фирмата. Затова изборът на точния момент, точния доставчик и точния продукт е изключително важен.

Нужно ли Ви е да въвеждате ЕРП система

Преди да пристъпите към избора на ЕРП софтуер, направете коректна оценка на бизнес процесите в компанията:

  • каква е ефективността на вътрефирмената комуникация;
  • колко време се отделя за ръчно изпълнявани задачи;
  • как се проследяват клиентските данни и използват ли се за подобряване и персонализиране на обслужването;
  • имате ли яснота как се печели и как се изразходва всеки лев;
  • как се вземат решенията – след обоснован анализ на информацията или по усет и т. н.

Резултатите от анализа ще Ви подскажат нужна ли Ви е ERP система, каква да бъде, дали ползите ще оправдаят разходите и за колко време може да се върне инвестицията.

Общи критерии за избор на ERP системи и доставчици

Готов софтуер или специално разработен за клиента: При индивидуалния подход, доставчикът изработва система, отговаряща на Вашите потребности. Готовият софтуер претърпява нужните промени, за да пасне на Вашите изисквания. За малките и средни фирми обикновено се избира готово програмно осигуряване, което се адаптира към потребностите им. Подобен продукт е „Дейта Плюс 360 ERP“. Той управлява всичките Ви дейности, осигурява ви автоматичен обмен на данни с клиенти и доставчици, може да бъде пригоден за съответния бранш.

Съвместимост: Изяснете дали новият софтуер ще е съвместим с хардуерното и софтуерно осигуряване, с което разполагате. При нужда от смяна планирайте допълнителен ресурс. Ще Ви трябва и надежден интернет. Предоговорете при необходимост условията и с интернет доставчика си.

Участници: Когато имате обща представа за нужната Ви ЕРП система, изберете служителите и мениджърите, които ще ангажирате с внедряването, поддръжката и обучението на екипа.  Ако те не са достатъчно убедени в ползите от нея, едва ли ще я приеме и екипът, а това може да е непреодолима спънка за цялото Ви начинание.

Доставчици: ЕРП системите са дългосрочен проект, обвързан с развитието на бизнеса Ви за години напред. Затова проучете добре евентуалните доставчици – финансовата им стабилност, репутацията и перспективите им, възможностите и опита им в разработването и внедряването на ЕРП във вашата индустрия.

Бюджет: Определете приблизителния бюджет. Имайте предвид, че той не се ограничава до плащането за софтуера и внедряването. Тук са средствата за обучение, парите за поддръжка, евентуалните покупки на хардуер, неизработените часове на специалистите, ангажирани с внедряването, и т. н. Затова не се впечатлявайте от цената за софтуера. Интересувайте се от общите разходи за притежание.

Специализирани критерии за избор на ЕРП

След предварителната работа и набелязването на евентуалните доставчици, изберете самата  ЕРП система. Обърнете внимание на

Интегрираността

Системите са интегрирано цяло от различни модули. Най-добрият вариант е изцяло интегриран софтуер от един доставчик, приспособен за потребностите Ви. Съществува възможност да се интегрират продукти на различни доставчици. Дори когато за момента това Ви изглежда идеалният вариант, той не работи в дългосрочен план. Между двата продукта застава трети – интегративен. Отговорността за него се размива между доставчиците, с времето той обикновено се поддържа все по-зле, не се обновява редовно и накрая оставате със зле интегрирани продукти, които работят лошо или не работят. Що се отнася до интегрирането на вече наличните счетоводни системи, тук всеки случай трябва да се решава сам за себе си. Те често са много специализирани и по-добре обслужват процесите и нуждите на счетоводителите.

Функционалността, гъвкавостта и лесната употреба

Това са много важни характеристики и от тях зависи доколко ефективна ще е Вашата ЕРП система. Интересувайте се в какво точно се изразяват тези характеристики и доколко решават Вашите проблеми. Примерно „Дейта Плюс 360 ERP“ предлага модул за управление на фискални устройства директно от софтуера, което се очаква занапред да е отличителната черта на настолните системи.

При това може да се интегрира с „Дейта плюс 360 Мобилен търговец“ и да имате в реално време пълна информация за работата на търговските представители. Интегрирането пък с  „Дейта плюс 360 Мобилен склад” позволява гъвкавото управление на поръчки, по-лесното намиране на стока, и бързото маркиране и комплектовка –  което оптимизира максимално процесите по логистиката.

Надеждността и сигурността

ЕРП системите трябва да са надеждни. Всяко прекъсване на работата ще Ви струва време, пари и дори стабилността на бизнеса. В неподходящите ръце информацията буквално може да го убие или поне да Ви създаде огромни неприятности. Затова се интересувайте от защитите на софтуера, от организацията на различните нива на достъп и т. н.

Как да направите самия избор

Съберете работна група. Ако имате ИТ специалист и счетоводител, включете ги.

  • Опитайте се да погледнете критично на процесите си и елиминирайте емоциите и чувствата.
  • Изгответе списък на потенциални доставчици и продукти им.
  • Съберете оферти и референции. Говорете с потребители на ERP от Вашия бранш.
  • Разговаряйте лично с доставчици. Скъсявайте списъка с натрупването на информация.
  • Поискайте демонстрация и настоявайте да видите пълните възможности на софтуера.
  • Не взимайте решение само на базата на цената. Ниската цена на ЕРП софтуера може да Ви навлече много високи общи разходи по внедряването и нескончаеми проблеми при работата му.

Потърсете ни, ако изборът на ERP системи Ви изглежда много сложен. Ние ще Ви помогнем.

Още по темата

Европейско Финансиране: Адаптиране на дейността на фирмите в контекста на COVID-19

Очаква се до дни да бъде отворена програма за безвъзмездна финансова помощ на микро, малки и средни предприятия. Сумите, които могат да бъдат получени са: За Микро – от 3000 лв. до 15 000 лв. За Малки – от 10 …

Прочети повече

За повече информация,
моля свържете се с нас на: