KАКВО Е ERP СИСТЕМА И КАК Е ПОЛЕЗНА ЗА БИЗНЕСА

erp систеам - как работи

От Дейта Плюс ще разгледаме какво представляват ERP системите, как работят и защо са полезни за бизнеса. Те са предназначени за планиране на ресурсите, ускоряване на бизнес процесите. С тяхна помощ можете да намалите влиянието на евентуални човешки грешки и да оптимизирате функционирането на една компания, в рамките на която има много операции, отдели, подразделения и служители. За да разберете дали вашата компания се нуждае от ERP система, трябва да сте наясно какво представлява и как да я използвате.

Същност и структура на ERP

Абревиатурата ERP означава планиране на ресурсите на предприятието (Enterprise resource planning), буквално преведено като планиране на ресурси. Този тип системи, когато са внедрени и използвани правилно, позволяват по-ефективното управление и контрол на определени звена на бизнеса, като:

  • доставки;
  • продажби;
  • менажиране на складове;
  • планиране на производството;
  • финанси – водят се данъчни и счетоводни регистри, планира се бюджет, следят се парични потоци и документооборот;
  • персонал;
  • активи;
  • взаимодействия с партньори, поддържане на подробна история на транзакциите с клиенти и др.

Ако говорим за практическата страна на такъв бизнес софтуер, то той осигурява безгрешното извършване на хиляди повтарящи се операции, като същевременно оптимизира човешкото време. Като например, можете да автоматизирате един или повече аспекти от работата на фирмата/предприятието си – производството, търговската дейност (доставки, продажби, покупки), складове и др. Всички операции и резултати се въвеждат в база данни, където се съхраняват в продължение на години, като по този начин, информацията лесно се комбинира и анализира, давайки възможност на мениджърите да взимат решения за бъдещето на базара на подредени минали данни.

Архитектура на системата

Трябва да се отбележи, че съвременната ERP се състои, най-общо, от 3 нива:

  • база данни – тук се съхранява базовата информация;
  • функционалности и модули – приложения, който посредством управлението на масивите от данни, контролират различните дейности на фирмата – производство, търговия, складови наличности, финансови потоци, текущи операции, персонал и др.
  • графичен интерфейс – необходим за удобство на потребителя.

С една ERP-система може да се:

  • води отчетност;
  • управлява разнообразие от процеси (доставки, продажби, склад, резерв);
  • контролират дейности и параметри (парични потоци, финансови въпроси, провежда бюджетиране;)
  • дефинират и управляват взаимоотношения (служители, клиенти, контрагенти);
  • провеждат мониторинг и следят показателите за ефективност на фирмата, предприятието.
  • комуникира с външни системи с цел по-лесното движение на стоки

Това са само малка част от функционалностите, с които дадена ERP система може да се справи успешно. Различните индустрии и сектори имат и редица специфични процеси. Ключов момент при управлението на компанията е дефинирането на процесите така, че максимална част от тях да бъдат управлявани чрез внедряването и употребата на ЕРП софтуер.

Как да се сдобиете с ERP система

В зависимост от големината на Вашата компания, съществуват три основни подхода да получите софтуер, който ще ви помогне да планирате ресурсите си.

  1. Ако сте малък бизнес – до 2-3 служители с по-прости процеси – е икономически изгодно да купите готова система и да напаснете бизнеса си към нея.
  2. Ако сте голяма компания със сложни процеси – можете да поръчате разработване на ЕРП специално за Вас. Този подход е значително по-скъп и може да продължи с години, но резултатът ще бъде напълно адаптиран към желанията и нуждите на бизнеса ви.

За мултинационални компании е типично да създават свой собствен ERP продукт. Големите ИТ отдели на тези компании се справят добре с разработката на такъв продукт. Ако сте малка компания и напишете всичко изцяло сами, съществува риск да получите неработещ резултат с много грешки, което по време на работа ще създаде сериозни проблеми.

Важно! За фирми с от 3 до 400 служители е най-разумно да се подходи хибридно – между подход 1 и 2. Можете да закупите готова система и да поръчате допълнителното ѝ персонализиране. Така ще получите софтуер, който ще работи перфектно за вашите задачи, като цената му ще бъде в пъти по-ниска от индивидуално-разработения. Тук трябва да поискате постоянна или редовна поддръжка от разработчиците.

Видове ERP-системи за управление на ресурси

Класификацията обикновено се извършва според няколко параметъра. Ако ги вземете предвид, изборът на най-подходящата програма ще стане съвсем лесен. Според типа организация, съществуват следните:

  • Публични. Софтуерните системи, които покрепят работата на министерства, дъжавни агенции, полиция, прокуратура, областни управи, общини. Те се грижат за синхронизирането на дейностите по наемането на държавни служители, разходването на държавния бюжет, държавни и обществени поръчки, доставчици, отчети и др.
  • Частни. ЕРП за частния бизнес – включва огромен спектър – от мултинационални корпоративни компании със сложни системи на няколко езика, до малки и прости системи за малки и микро-предприятия с фокус върху счетоводство, склад и търговия.

Според начинът им на съхранение:

  • Локална – Базата данни на такава система се инсталира на локален(вътрешен) сървър. Този сървър може да работи както с компютрите в офиса на фирмата, така и с мобилни устройства извън офиса. Работи автономно, без да зависи от интернет връзка, освен за синхронизация с мобилни устройства.
  • Облачна – такава, която функционира изцяло онлайн. Достъпът до нея се появява при достъп до мрежата чрез личния акаунт на служителя през програма-клиент или през браузър.

Какво получава бизнесът от внедряването на ERP-система

На първо място, това е начин, който ви позволява да комбинирате или оптимизирате различни бизнес процеси, да ги направите по-опростени, по-удобни и по-автоматизирани. Ето най-значимите предимства:

Предимствата на всеки бизнес внедрил ЕРП

  • Ясни и проследяеми процеси – всичко, въведено в системата е достъпно и проследяемо. Всеки процес зависи от предишния. Етапът на съгласуване и потвърждение може да бъде изключен от повечето задачи и да бъде поет от системата.
  • Ясни отговорности и роли на служителите – Няма несъответствия в цифрите и вероятността за човешка грешка е практически минимална. Можете да идентифицирате всички грешки проследявайки връзката между процесите.
  • Възможност за анализ на миналото и вземане на добри решения за бъдещето – Всичко, което е въведено веднъж в системата, се съхранява в нея и дава възможност за извадки, анализи, кросове и зависимости.
  • Гладкост на процесите – Ръководството може лесно да види взаимовръзката на процесите и лесно да изчисти всяка малка грешка.

Всичко това води до минимално разходване на ресурси, максимална проследяемост на процесите, яснота на отговорностите, които от своя страна водят до оптимизация на разходи и време, увеличаване на печалбата и минимизиране на стреса.

Имате нужда от още информация? Позвънете: 0884 501 578

 

 

 

 

 

Още по темата

Как да изберем ЕRP система

Внедряването на EРП система e сериозно начинание, което има за цел да оптимизира бизнес процесите, да подобри отчетността, да изчисти линиите на отговорност между служителите и по този начин да Ви помогне да ускорите развитието на Вашата компания. Неудачният избор,…

Прочети повече

Европейско Финансиране: Адаптиране на дейността на фирмите в контекста на COVID-19

Очаква се до дни да бъде отворена програма за безвъзмездна финансова помощ на микро, малки и средни предприятия. Сумите, които могат да бъдат получени са: За Микро – от 3000 лв. до 15 000 лв. За Малки – от 10 …

Прочети повече

Доброволният режим “СУПТО” – резултат от общественото обсъждане по промените на ЗДДС

  Резултатите от общественото обсъждане на промените в ЗДДС, бяха публикувани вчера късно вечерта. По време на общественото обсъждане за промените в закона за ДДС, вместо отпадането на СУПТО режима, е направено предложение за доброволен СУПТО режим, т.е. за фирми,…

Прочети повече

За повече информация,
моля свържете се с нас на: