КАК ДА ПОДГОТВИМ И ОБУЧИМ ПЕРСОНАЛА ПРИ ВНЕДРЯВАНЕ НА ERP СИСТЕМИ

Подготовката на екипа за процеса на внедряване и за ежедневната работа с нея в много голяма степен определя успешността на целия проект. 

КАК ДА ПОДГОТВИМ И ОБУЧИМ ПЕРСОНАЛА ПРИ ВНЕДРЯВАНЕ НА ERP СИСТЕМИ

Внедряването на ЕРП система е голям проект със сериозно значение за развитието на всеки бизнес. Подготовката на екипа за процеса на внедряване и за ежедневната работа с нея в много голяма степен определя успешността на целия проект. 

Какво представлява обучението при внедряване на ЕРП система 

Това е психологическата, теоретическа и практическа подготовка на служителите за промените, които ще се случат с внедряването на ERP системата, и формирането на умения за работа с нея. 

Тя включва както системно и коректно разясняване на промените, идващи с внедряването на новия софтуер, така и специализираната подготовка на различните потребители според задачите, които изпълняват, според отговорностите и нивото им на достъп. 

През обучение трябва да преминат всички, които пряко или косвено ще работят с новото програмно осигуряване – ще въвеждат данни, ще планират отделните дейности и общата посока на развитие на базата на анализите и справките, правени чрез него. 

Какви са подготвителните стъпки 

Подготовката на служителите, включени в екипа за внедряване на ЕРП системата, трябва да започне още при самото проучване. Те трябва да се запознаят с проекта като цяло, с доставчика на софтуера, със специалистите, с които ще си партнират и които ще ги обучават. 

Имайте предвид, че адекватната психологическа подготовка е решаваща за всеки етап. Когато служителите Ви не разбират защо е необходима ERP системата, ако не приемат промените и изискванията, която тя носи, проектът Ви е обречен. Те трябва да са подготвени както за особеностите на отделните етапи на внедряването, така и за преодоляване на стреса и криво разбрания срам, че не знаят, че не могат и се налага да го признаят, като попитат – особено на работното място. 

В тази връзка имаме две конкретни препоръки: 

  • Когато въвеждането в експлоатация на ЕРП съвпада с други промени в работата на фирмата, запознайте служителите си с тях преди започването на обучението. Задачата е те да не го свързват с негативни емоции, както и да не се създава излишно напрежение, което ще попречи на усвояването на новата информация. 
  • Задължително е на самите занятия да присъства и ключов потребител от ръководния състав на фирмата Ви, който отговаря за схемата на работа. 

 

Как е препоръчително да се провежда обучението 

Възможностите са: 

  • за цялата фирма наведнъж; 
  • по екипи (отдели); 
  • индивидуално. 

Опитът ни подсказва, че най-ефективно е един консултант да работи с повече от едни човек – примерно – група служители, които решават сходни задачи и използват едни и същи опции на ЕРП системата. 

Необходимо е още на етап „Проучване“ заедно да подготвим списък с процесите, функционалностите и задълженията на всички, които ще работят със софтуера. Това ще позволи хората да се разпределят максимално ефективно в отделни обучителни групи. На тази база ще разработите приблизителните графици за обучение, които трябва да бъдат одобрени двустранно и потвърдени поне 2 дни преди самото обучение. 

Операторите трябва да са освободени от работа за времето на занятията – да речем – по 2 последователни часа дневно, за да бъде подготовката им ефективна и да не плащате часове за обучение, докато обучаемите вършат обичайната си работа. 

Етапи на обучението 

Учебната програма разработваме в края на етап „Проучване“, след като се уточнят процесите, които ще обхваща Вашата ЕРП система, и се конкретизират нейните функционалности. Тя включва определена последователност от теми. Темите са  съобразени със структурата и функционирането на софтуерните продукти и със специфичните характеристики на бизнес процесите във фирмата. Разглеждаме ги в предварително определена логическа последователност, която представя процесите в цялост и улеснява възприемането им. 

Етапите, които следваме, включват: 

  • демонстрация чрез примери на отделните функционалности от наш консултант – какво може софтуерът в съответната област;  
  • асистирани упражнения – потребителите решават с помощта на консултанта предварително подготвени казуси – задачи, които симулират реални ситуации от работата на операторите и начините за решаването им от софтуера; 
  • самостоятелни задачи – самостоятелно разрешаване на набор от симулации, максимално близки до реалната работа с ЕРП системата. Този етап има особена тежест и ние ще Ви предоставим набор от предварително подготвени симулации, които могат да се изпълняват многократно със смяна на контрагенти и артикули. 

Необходим ли Ви е консултант, или да разчитате на самообучение 

Самообучението е по-евтино. За него ние сме подготвили цялостна изчерпателна дистанционна система. Но ERP e сложно програмно осигуряване с множество функции и възможности. Дори за най-съвестните Ви служители, ако нямат опит в използването на подобен софтуер, самообучението ще бъде продължително, трудно, базирано на проба – грешка. В това време във Вашите бизнес процеси може да настъпи трудно преодолим хаос. 

Консултантът значително улеснява и ускорява процеса, но часовете за обучение се заплащат. Затова смятаме, че първоначалната работа с обучител, последвана от самостоятелно упражняване с възможността за консултация и конкретна помощ при нужда е най-работещият вариант.  

Дистанционно обучение срещу присъствено обучение 

Присъственото обучение е по-ефективно и поне в началото е препоръчително. Но в моменти като днешния всичко, което може да намали риска от разпространяване на КОВИД 19, е добре дошло. Ние сме подготвени и ако предпочитате, можем да водим обучението на Вашия екип изцяло дистанционно. 

Имайте предвид, че поради сложността и комплексността на ЕРП системите е съвсем нормално в първите дни и седмици и най-съвестните и отговорни оператори да се затрудняват, да работят по-бавно. Намесва се и чисто психологическият момент на притеснение и страх от сблъсъка с новото и непознатото. 

Ако не сме успели да разясним всичките неясноти, които имате по повод обучението на екипа при внедряване на ERP системи, ние сме на Ваше разположение. Свържете се с нас.

Още по темата

Софтуер за разносна търговия, ex-van и мобилни екипи

Търговия на едро – основни положения и механизъм при разносна търговия В различните апсекти на търговията, търговците на едро най-общо извършват дейностите по установяване на контакти с потребители или търговци на дребно, подготвителни и обработващи операции по продуктите, складиране и…

Прочети повече

А всъщност какво е фикален бон, кога се издава и кога не?

Всеизвестно е, че при приемане на пари търговците са длъжни да издават фискален бон, за да отчетат финансовите си постъпления. Не толкова известни са обаче изключенията от правилото. Какво е фискален бон? Фискалният бон е първичен счетоводен документ, с който…

Прочети повече

Какво трябва да се съдържа във всяка касова бележка?

Решили сме в три последователни статии да публикуваме всичко важно около документа- касова бележка: що е то; как се издава; от какви устройства; кога се издава; кога не се издава; какво съдържа. Решихме да започнем отзад напред, тъй като тази…

Прочети повече

За повече информация,
моля свържете се с нас на: