КАК ДА ПОДГОТВИМ И ОБУЧИМ ПЕРСОНАЛА ПРИ ВНЕДРЯВАНЕ НА ERP СИСТЕМИ

Подготовката на екипа за процеса на внедряване и за ежедневната работа с нея в много голяма степен определя успешността на целия проект. 

КАК ДА ПОДГОТВИМ И ОБУЧИМ ПЕРСОНАЛА ПРИ ВНЕДРЯВАНЕ НА ERP СИСТЕМИ

Внедряването на ЕРП система е голям проект със сериозно значение за развитието на всеки бизнес. Подготовката на екипа за процеса на внедряване и за ежедневната работа с нея в много голяма степен определя успешността на целия проект. 

Какво представлява обучението при внедряване на ЕРП система 

Това е психологическата, теоретическа и практическа подготовка на служителите за промените, които ще се случат с внедряването на ERP системата, и формирането на умения за работа с нея. 

Тя включва както системно и коректно разясняване на промените, идващи с внедряването на новия софтуер, така и специализираната подготовка на различните потребители според задачите, които изпълняват, според отговорностите и нивото им на достъп. 

През обучение трябва да преминат всички, които пряко или косвено ще работят с новото програмно осигуряване – ще въвеждат данни, ще планират отделните дейности и общата посока на развитие на базата на анализите и справките, правени чрез него. 

Какви са подготвителните стъпки 

Подготовката на служителите, включени в екипа за внедряване на ЕРП системата, трябва да започне още при самото проучване. Те трябва да се запознаят с проекта като цяло, с доставчика на софтуера, със специалистите, с които ще си партнират и които ще ги обучават. 

Имайте предвид, че адекватната психологическа подготовка е решаваща за всеки етап. Когато служителите Ви не разбират защо е необходима ERP системата, ако не приемат промените и изискванията, която тя носи, проектът Ви е обречен. Те трябва да са подготвени както за особеностите на отделните етапи на внедряването, така и за преодоляване на стреса и криво разбрания срам, че не знаят, че не могат и се налага да го признаят, като попитат – особено на работното място. 

В тази връзка имаме две конкретни препоръки: 

  • Когато въвеждането в експлоатация на ЕРП съвпада с други промени в работата на фирмата, запознайте служителите си с тях преди започването на обучението. Задачата е те да не го свързват с негативни емоции, както и да не се създава излишно напрежение, което ще попречи на усвояването на новата информация. 
  • Задължително е на самите занятия да присъства и ключов потребител от ръководния състав на фирмата Ви, който отговаря за схемата на работа. 

 

Как е препоръчително да се провежда обучението 

Възможностите са: 

  • за цялата фирма наведнъж; 
  • по екипи (отдели); 
  • индивидуално. 

Опитът ни подсказва, че най-ефективно е един консултант да работи с повече от едни човек – примерно – група служители, които решават сходни задачи и използват едни и същи опции на ЕРП системата. 

Необходимо е още на етап „Проучване“ заедно да подготвим списък с процесите, функционалностите и задълженията на всички, които ще работят със софтуера. Това ще позволи хората да се разпределят максимално ефективно в отделни обучителни групи. На тази база ще разработите приблизителните графици за обучение, които трябва да бъдат одобрени двустранно и потвърдени поне 2 дни преди самото обучение. 

Операторите трябва да са освободени от работа за времето на занятията – да речем – по 2 последователни часа дневно, за да бъде подготовката им ефективна и да не плащате часове за обучение, докато обучаемите вършат обичайната си работа. 

Етапи на обучението 

Учебната програма разработваме в края на етап „Проучване“, след като се уточнят процесите, които ще обхваща Вашата ЕРП система, и се конкретизират нейните функционалности. Тя включва определена последователност от теми. Темите са  съобразени със структурата и функционирането на софтуерните продукти и със специфичните характеристики на бизнес процесите във фирмата. Разглеждаме ги в предварително определена логическа последователност, която представя процесите в цялост и улеснява възприемането им. 

Етапите, които следваме, включват: 

  • демонстрация чрез примери на отделните функционалности от наш консултант – какво може софтуерът в съответната област;  
  • асистирани упражнения – потребителите решават с помощта на консултанта предварително подготвени казуси – задачи, които симулират реални ситуации от работата на операторите и начините за решаването им от софтуера; 
  • самостоятелни задачи – самостоятелно разрешаване на набор от симулации, максимално близки до реалната работа с ЕРП системата. Този етап има особена тежест и ние ще Ви предоставим набор от предварително подготвени симулации, които могат да се изпълняват многократно със смяна на контрагенти и артикули. 

Необходим ли Ви е консултант, или да разчитате на самообучение 

Самообучението е по-евтино. За него ние сме подготвили цялостна изчерпателна дистанционна система. Но ERP e сложно програмно осигуряване с множество функции и възможности. Дори за най-съвестните Ви служители, ако нямат опит в използването на подобен софтуер, самообучението ще бъде продължително, трудно, базирано на проба – грешка. В това време във Вашите бизнес процеси може да настъпи трудно преодолим хаос. 

Консултантът значително улеснява и ускорява процеса, но часовете за обучение се заплащат. Затова смятаме, че първоначалната работа с обучител, последвана от самостоятелно упражняване с възможността за консултация и конкретна помощ при нужда е най-работещият вариант.  

Дистанционно обучение срещу присъствено обучение 

Присъственото обучение е по-ефективно и поне в началото е препоръчително. Но в моменти като днешния всичко, което може да намали риска от разпространяване на КОВИД 19, е добре дошло. Ние сме подготвени и ако предпочитате, можем да водим обучението на Вашия екип изцяло дистанционно. 

Имайте предвид, че поради сложността и комплексността на ЕРП системите е съвсем нормално в първите дни и седмици и най-съвестните и отговорни оператори да се затрудняват, да работят по-бавно. Намесва се и чисто психологическият момент на притеснение и страх от сблъсъка с новото и непознатото. 

Ако не сме успели да разясним всичките неясноти, които имате по повод обучението на екипа при внедряване на ERP системи, ние сме на Ваше разположение. Свържете се с нас.

Още по темата

МОБИЛНИ УСТРОЙСТВА СЪС СКЛАДОВ СОФТУЕР

Складът е сред най-предизвикателните звена в търговията. Тук се допускат грешки, които пряко рефлектират върху качеството на изпълнение на поръчките – особено при напрегнатата работа на онлайн търговците през последните месеци. Организирането на съвременен мобилен склад, позволява стимулирането и ускоряването…

Прочети повече

МОБИЛНИ УСТРОЙСТВА И СОФТУЕР ЗА РАЗНОСНА ТЪРГОВИЯ

При традиционния начин за правене на търговия собственикът на практика губеше контрол върху стоката си от момента на натоварване на превозното средство до момента на влизането ѝ в следващия склад – негов собствен или на клиента. Вероятно вече се възползвате…

Прочети повече

КАКВО Е ВАЖНО ДА ЗНАЕМ ПРИ ВНЕДРЯВАНЕТО НА ERP СИСТЕМА

Внедряването на ERP системи включва инсталиране на софтуера, прехвърляне на Вашите финансови и други данни, конфигуриране на потребителите и процесите и обучението на екипа за работа с новия софтуер. От качеството на внедряването зависи цялостната по-нататъшна работа не само на…

Прочети повече

За повече информация,
моля свържете се с нас на: