Електронни фактури – законни ли са?

Краткият отговор е “да”.  На първо място нека кажем, че това, че изпращате фактури по електронен път, не означава непременно, че изпращате електронни фактури. В тази статия ще се спрем именно върху това какво означава електронна фактура и кое я прави законосъобразна.

В Директива 2014/55/ЕС на Европейския парламент е записано, че „електронна фактура означава  фактура, която е издадена, предоставена и получена в структуриран електронен формат, който позволява автоматичното й електронно обработване“. Електронната фактура (или е-фактура) е цифрова версия на традиционната хартиена фактура. Тя се издава и предава в електронен формат чрез специализирани софтуерни системи или платформи. Електронните фактури  съдържат същите данни като техните хартиени аналози, като информация за продавача, купувача, стоките или услугите, цените, данъчния режим и други. Те улесняват финансовата и данъчната отчетност, намаляват употребата на хартия и ръчното обработване на документи. В различни страни съществуват правила и стандарти за електронни фактури, които трябва да бъдат спазвани.

Кое прави  т.нар. електронни фактури законосъобразни?

На първо място това е да съдържанието им да отговаря на държавните изисквания. Те са заложени в Закона за ДДС.

Както вече казахме, законосъобразните електронни фактури трябва да са цифрова версия на традиционната хартиена фактура. Това означава, че каквото трябва да се съдържа хартиената фактура, това трябва да се съдържа и електронната.

Ето какво е записано в чл. 114 в Закона за ДДС: “

1. наименование на документа;
2. пореден десетразряден номер, съдържащ само арабски цифри, базиран на една или повече серии в зависимост от отчетните нужди на данъчно задълженото лице, който идентифицира фактурата уникално;
3. дата на издаване;
4. име и адрес на доставчика;
5. идентификационен номер по чл. 94, ал. 2 на доставчика, съответно номера по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс – когато доставчикът е нерегистрирано по този закон лице;
6. (изм. – ДВ, бр. 106 от 2008 г., в сила от 01.01.2009 г., отм. – ДВ, бр. 95 от 2009 г., в сила от 01.01.2010 г.)
7. име и адрес на получателя по доставката;
8. идентификационен номер по чл. 94, ал. 2 на получателя, съответно номера по чл. 84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс – когато получателят е нерегистрирано по този закон лице, идентификационен номер за целите на ДДС – когато получателят е регистриран в друга държава членка, друг номер за идентификация на лицето, когато такъв се изисква съгласно законодателството на държавата, където е установен получателят;
9. количеството и вида на стоката, вида на услугата;
10. датата, на която е възникнало данъчното събитие на доставката, или датата, на която е получено плащането;
11. единичната цена без данъка и данъчната основа на доставката, както и предоставените търговски отстъпки и намаления, ако те не са включени в единичната цена;
12. ставката на данъка, а когато ставката е нулева – основанието за прилагането и, както и основанието за неначисляване на данък;
13. размера на данъка;
14. сумата за плащане, ако тя се различава от сумата на данъчната основа и на данъка;
15. обстоятелствата, които определят стоката като ново превозно средство – при вътреобщностна доставка на нови превозни средства.“

Второто условие да е тези електронни фактури да са подписани с КЕП или да бъде изпратена до получателя чрез  електронен обмен на данни.

За електронния обмен на данни може да прочетете повече в статията ни: тук..

В повечето случаи платформите за изпращане на електронни фактури позволяват автоматично подписване чрез КЕП, който е предварително дефиниран като средство за автентификация.

Третото условие е получателят да е потвърдил получаването на електронната фактура.

В закона за ДДС е записано, че законосъобразните електронни фактури трябва да са приети „от получателя с писмено или мълчаливо съгласие.“

В платформите за издаване и изпращане на електронни фактури обикновено е заложена такава функционалност. Единият вариант е тя да позволява на получателя да потвърди получаването. Би трябвало получателят да има възможност и да оспори дадена фактура.

Как се осъществява т. нар. изпращане на електронни фактури

Изпращането на електронни фактури се осъществява чрез използване на специализиран софтуер или платформа за електронно фактуриране. Ето общите стъпки, които обхваща процесът:

1. Регистрация:
   Първата стъпка обикновено включва регистриране в електронната фактурираща платформа или уебсайт на оператора за електронни фактури, който сте решили да използвате.
2. Вход и подготовка на фактурата:
   Стъпката по издаване на самата фактури зависи от това дали използвате софтуерни системи за управление на бизнеса като Дейта плюс 360 ERP или пишете ръчно фактурите си.

   Ако издавате фактури от софтуер е възможно да бъде направена интеграция между него и платформата за електронно фактуриране, която сте избрали. Клиентите на Дейта плюс например вече могат да се възползват именно от такава интеграция с БОРИКА АД и тяхната платформа – E-factura.bg.
   Ако не разполагате със софтуер за управление на бизнеса и издавате на ръка фактурите си или ако Вашият софтуер няма връзка с платформата за електронно фактуриране, тогава вероятно ще трябва да издадете фактурата директно в платформата за електронно фактуриране.

3. Генериране на електронна фактура:
   Специализираният софтуер или платформа ще генерира електронната фактура в съответствие със стандартите и изискванията на държавата. Фактурата ще бъде в цифров формат, обикновено във формат XML.
4. Подписване и удостоверяване:
   Електронната фактура се подписва и удостоверява, за да се гарантира нейната автентичност и цялостност. Това обикновено се извършва чрез електронен подпис автоматично от самата платформа за изпращане на електронни фактури.
5. Изпращане:
   В тази стъпка се избира получателя на електронната фактура и се изпраща. Получателят ще получи фактурата в своя електронен пощенски кутия или акаунт в съответната платформа.
6. Прием и съхранение:
   Получателят трябва да потвърди приемането на  електронната фактура и да я съхранява в съответствие със законодателството. Електронните фактури се съхраняват за определен срок, който може да варира в зависимост от страната.

Какви за ползите от електронни фактури?

1. Намалявате потреблението на хартия.
2. Физическото разнасяне на фактури остава в историята.
3. Спестявате си главоболията покрай събирането и издирването на подписаните фактури.
4. Ограничавате оправданията за неполучени фактури
5. Забравяте за хартиения архив.
6. Ускорявате плащанията.
7. Подобрявате процеса по оспорване на фактурите.

Свържете се с нас на тел. 0884 501 578 , за да Ви разкажем повече за електорнните фактури и да Ви представим нашия нов модул „Експорт към E-factura“.