Много фирми използват ERP система от години. Въвеждат се документи, проследяват се продажби, доставки, наличности, плащания. Данните са там – пълни, детайлни и актуални. И въпреки това често се чува въпросът:
„Имаме ERP, защо пак не виждаме бизнеса си ясно?“
Проблемът обикновено не е в липсата на информация, а в начина, по който тя се представя и анализира. ERP системата е създадена да обслужва оперативните процеси. Управленската яснота изисква различен поглед върхусъщите данни.
Какво реално прави ERP системата
ERP системата е гръбнакът на оперативната работа. Тя отговаря отлично на въпроси като:
- какви документи са издадени;
- какви количества са продадени;
- какви наличности има в момента;
- кои доставки са получени;
- кои фактури са платени и кои – не.
Това са оперативни въпроси, на които ERP справките дават точен и надежден отговор.
Проблемът възниква, когато управлението започне да задава въпроси от друг тип.
Въпросите, на които ERP справките трудоемко отговарят
С нарастването на бизнеса се появяват въпроси като:
- Как се развиват продажбите в сравнение с миналата година?
- Кои клиенти носят оборот, но не и печалба?
- Кои артикули се продават добре, но „изяждат“ маржа?
- Къде има натрупване на наличности и защо?
- Как се представят различните търговски екипи във времето?
На тези въпроси може да се отговори и с ERP справки, но:
- чрез множество отчети;
- с ръчно сравнение;
- често с експорт в Excel;
- и с риск от различни интерпретации.
Тук вече става ясно, че проблемът не е в данните, а в самия анализ на ERP данни.
Защо стандартните ERP справки не са достатъчни
ERP справките по своята същност са:
- детайлни;
- документно ориентирани;
- фокусирани върху конкретен процес.
Те показват „какво се е случило“, но трудно показват:
- тенденции;
- сравнения;
- връзки между различни показатели.
Когато управлението разчита само на стандартни справки, често се стига до:
- различни версии на „истината“;
- решения, базирани на частична информация;
- загуба на време в обработка на данни вместо анализ.
Какво означава анализ на ERP данни
Анализът на ERP данни означава:
- обединяване на информация от различни процеси;
- разглеждане на данните в контекст;
- възможност за бързо сравнение между периоди;
- визуално представяне на ключови показатели.
Това не означава повече справки, а по-добре структурирана информация.
Именно тук се появява ролята на BI модулите и управленските анализи.
Разликата между ERP справки и управленски анализ ERP данни
| ERP справки | Управленски анализ |
| Фокус върхудокументи | Фокус върхупоказатели |
| Детайлни списъци | Обобщения и сравнения |
| Оперативен поглед | Управленски поглед |
| Трудни сравнения | Динамични периоди |
| Ръчна обработка | Интерактивен анализ |
ERP и управленският анализ не се изключват, а се допълват.
Кога фирмите започват да усещат липсата на анализ
Най-често това се случва, когато:
- бизнесът расте;
- броят на артикулите се увеличава;
- клиентите стават повече;
- ценовите условия се усложняват;
- управлението вече не може да „вижда всичко“ интуитивно.
В този момент ERP системата продължава да работи добре, но управленската яснота намалява.
BI като естествено надграждане на ERP
BI модулът не заменя справките от ERP системата. Той използва същите данни, но ги представя по различен начин.
Чрез бизнес анализи в ERP среда управлението получава:
- бърз поглед върху ключови показатели;
- възможност за анализ по различни критерии;
- сравнение между периоди без ръчни операции;
- по-ясна основа за вземане на решения.
Подробно за това как бизнес анализите работят в ERP среда можете да прочетете в нашата статия за бизнес анализ в ERP на данни, където разглеждаме темата в дълбочина и с конкретни примери.
Какво се променя с един анализ ERP данни
Когато управлението разполага с анализ, а не само със справки:
- разговорите стават по-конкретни;
- решенията се базират на числа, а не на усещане;
- проблемите се виждат по-рано;
- фокусът се измества от „какво се е случило“ към „какво следва“.
Това е основната стойност на един анализ наERP данни.
ERP системата е задължителна основа за всеки модерен бизнес. Но с нарастването на обема и сложността на данните, стандартните справки все по-трудно дават управленска яснота.
Анализът на ERP данни е логичната следваща стъпка – не като подмяна на ERP, а като нейно надграждане. Именно той позволява на управлението да вижда бизнеса цялостно, в контекст и във времето.
Ако искате да следите какви нови функционалности разработваме, абонирайте се за нашия YouTube канал. Не забравяйте да последвате фейсбук страницата ни, където още по-лесно и бързо може да получавате информацията.