Бележка за актуалност: текстът отразява правилата към юли 2026 г. НАП обновява схемата и указанията периодично (последно V_1.0.2 от 01.04.2026). Проверявайте официалната страница на НАП преди публикуване на промени.
SAF-T в България вече не е бъдеща реформа, а действащо задължение. От 1 януари 2026 г. най-големите предприятия подават данъчно-счетоводните си данни към НАП в нов, стандартизиран електронен формат. До 2030 г. задължението ще обхване почти целия бизнес. В това ръководство ще намерите ясни отговори на въпросите кой подава, в какви срокове, какви данни съдържа файлът, какви са санкциите и как да подготвите системите си навреме.
Какво представлява SAF-T и защо се въвежда
SAF-T (Standard Audit File for Tax, Стандартен одитен файл за данъчни цели) е структуриран електронен файл в XML формат. Чрез него бизнесът предава детайлна счетоводна и данъчна информация към приходната администрация по единен, машинночетим начин.
Стандартът е разработен от Организацията за икономическо сътрудничество и развитие (ОИСР). Целта му е да уеднакви начина, по който данъкоплатците обменят данни с приходните органи.
Логиката е проста. Вместо разнородни справки и разпечатки, предприятието подава един унифициран отчет. НАП може да го анализира автоматично и да засича несъответствия бързо. Така администрацията ограничава сивата икономика, ускорява проверките и повишава прозрачността.
Въвеждането на SAF-T в България стъпва на промени в Данъчно-осигурителния процесуален кодекс (ДОПК), приети със Закона за държавния бюджет за 2025 г. Конкретната структура и формат се утвърждават със заповед на изпълнителния директор на НАП.
SAF-T в контекста на Европа
България не тръгва по неизбродена пътека. SAF-T вече работи в редица държави от Европейския съюз. Сред тях са Португалия, Франция, Люксембург, Австрия, Полша, Румъния и други.
Всяка държава адаптира стандарта към националното си законодателство и сметкоплан. Затова българският SAF-T следва схемата на ОИСР, но има своя специфика и номенклатури.
Опитът на тези държави показва две неща. Първо, стандартът наистина улеснява контрола и намалява административната тежест в дългосрочен план. Второ, подготовката е сериозна и изисква ранен старт. Държавите, които го въведоха набързо, срещнаха точно проблемите с качеството на данните, които днес виждаме и у нас.
Кой е задължен да подава SAF-T и от кога
Задължението влиза в сила поетапно, в рамките на пет години. Предприятията са разделени на пет групи според размера и финансовите си показатели. Графикът е разписан в § 17 от преходните разпоредби на закона.
Първа група – от 1 януари 2026 г. Това са около 470 от най-големите предприятия в страната. Задължени са дружествата, които към 31 декември 2023 г. са големи по смисъла на Закона за счетоводството и отговарят на поне едно условие: нетни приходи от продажби над 300 млн. лв. за 2023 г. или платени данъци и осигуровки над 3,5 млн. лв. за 2023 г.
Втора група – от 1 януари 2027 г. Големи, средни или малки предприятия със същите високи прагове, преценени на база данни за 2024 г.
Трета група – от 1 януари 2028 г. Прагът пада значително: нетни приходи над 15 млн. лв. за 2025 г. или данъци и осигуровки над 1,5 млн. лв. за 2025 г.
Четвърта група – от 1 януари 2029 г. Предприятия, които към 31 декември 2026 г. са големи, средни или малки по смисъла на Закона за счетоводството.
Пета група – от 1 януари 2030 г. Всички останали задължени лица, предимно микропредприятия, регистрирани по ЗДДС.
От задължението са изключени микропредприятията, нерегистрирани по ЗДДС, юридическите лица с нестопанска цел без търговска дейност, бюджетните предприятия и осигурителните каси. Обърнете внимание – гражданските дружества и консорциумите не са изключени.
Как да определите групата си? Категорията на предприятието се преценява по критериите на Закона за счетоводството – балансова стойност на активите, нетни приходи от продажби и среден брой персонал. Важно е и към коя дата се преценяват показателите, защото за отделните групи датите се различават.
Дори да попадате в по-късна група, подготовката трябва да започне отрано. Преструктурирането на процесите и системите отнема месеци, а не дни.
Видове SAF-T файлове и срокове за подаване
Реформата предвижда различна периодичност за отделните части на файла. Така се намалява административната тежест. Има три вида файл.
Месечен файл. Съдържа хронологичните счетоводни записи, покупните и продажните фактури и плащанията. Подава се до 14-о число на следващия месец, заедно със справка-декларацията по ЗДДС.
Годишен файл. Съдържа наличността и движенията на дълготрайните активи. Подава се до 30 юни на следващата година, в срока за годишната данъчна декларация.
Файл при поискване. Съдържа наличността и движенията на материалните запаси. Предоставя се в срок от 14 дни, само когато орган по приходите го изиска при проверка или ревизия.
Важно уточнение за първата група. Гратисният режим за първите шест месеца не се прилага за групите по § 17. За задължение, възникнало от 1 януари 2026 г., месечните файлове се подават от самото начало. Първият файл за януари 2026 г. имаше краен срок 2 март 2026 г.
Каква информация съдържа SAF-T файлът
Файлът има дървовидна структура от секции, подсекции и елементи. Ето основните секции и какво съдържат.
Header (Главна страница). Идентификация на дружеството, отчетен период, валута, вид на файла и данни за софтуера, който го е генерирал.
MasterFiles (Основни данни). Номенклатурите. Тук влизат счетоводните сметки със салда, клиентите, доставчиците, продуктите, дълготрайните активи и мерните единици.
GeneralLedgerEntries (Счетоводни операции). Всички счетоводни записи през периода. Всеки запис има уникален идентификатор, дати, дебит/кредит и данъчна информация.
SourceDocuments (Първични документи). Продажбените и покупните фактури, плащанията, движенията на стоки и транзакциите с активи.
Разпределението по видове файл е следното. Месечният съдържа Header, основните номенклатури, счетоводните операции, фактурите и плащанията. Годишният добавя данните за активите. Файлът при поискване покрива материалните запаси – наличности и движения по складове, включително партиди, локации и чужда стока.
Фактурите „ред по ред“: най-голямата промяна в практиката
Един елемент от SAF-T заслужава отделно внимание. Файлът изисква отразяване на фактурите „ред по ред“.
Ако фактурата съдържа няколко реда с различни стоки, всеки ред влиза като отделен елемент. За всеки ред се посочват количество, единична цена, мерна единица и данъчна ставка. Това важи не само за стоковите фактури, а за всички получени и издадени фактури.
Тук е голямата промяна. Досега много предприятия осчетоводяваха разходните фактури с обобщени суми. Фактура за канцеларски материали или за комунални услуги често влизаше като един ред. При SAF-T всеки артикул от документа трябва да е отделен ред със своите количества и цени.
За фирми със стотици фактури месечно ръчното въвеждане на всеки ред е непрактично. Единственият реалистичен подход е софтуер, който извлича редовете автоматично и ги подготвя в изисквания формат.
Картографиране на сметкоплана към номенклатурите на НАП
SAF-T въвежда единен „език“ за данните. За целта всеки ред използва кодове от официалните номенклатури на НАП. Приложението с номенклатурите съдържа хиляди стандартизирани кодове.
Основната задача е картографирането на Вашия сметкоплан. Индивидуалните Ви сметки трябва да се свържат с кодовете на националния сметкоплан на приходната агенция.
Понякога връзката е очевидна. Сметка „Разходи за външни услуги“ съответства на конкретен код в номенклатурата. Друг път е нужна преценка. Обобщена сметка като „Други разходи“ може да отговаря на няколко различни кода според характера на разхода. Тогава счетоводителят решава кой код е правилен за всеки случай.
Това е една от най-трудоемките стъпки при подготовката. Затова е добре да я започнете рано и да изчистите неизползваните и неясните сметки предварително.
С какво SAF-T се различава от сегашните справки
Много собственици питат дали SAF-T просто заменя ДДС дневниците. Отговорът е не. SAF-T съдържа значително повече информация.
Сегашните справки към НАП са агрегирани. SAF-T е детайлен. Той включва пълната главна книга, фактурите ред по ред, плащанията, обвързани с конкретни документи, и цялата структура на сметкоплана.
Освен това SAF-T не отменя текущите декларации. В преходния период предприятията подават и двете паралелно. Това увеличава обема работа и прави автоматизацията още по-важна.
Има и друга последица. SAF-T ограничава счетоводното приключване „със задна дата“, защото информацията се подава в рамките на отчетния период. Данните трябва да са точни и навреме, не догонени в последния момент.
Корекции и гратисен период
Законът дава разумно поле за адаптация. За всяка вълна първите шест месечни отчета могат да се коригират свободно до крайния срок за седмия отчет. Корекцията се извършва чрез подаване на нов, заместващ файл за съответния период.
За първата група правилото е конкретизирано. Месечните файлове, подадени през цялата 2026 г., могат да се коригират до края на февруари 2027 г. Това важи дори когато файлът е бил отхвърлен поради грешки.
Санкции при неспазване на изискванията
Неподаването на SAF-T файл в срок носи имуществена санкция от 5 000 до 15 000 лв. за юридическите лица и едноличните търговци. За физическите лица глобата е от 500 до 2 000 лв. При повторно нарушение санкцията за юридическите лица нараства до 10 000 – 30 000 лв.
Затова точността и навременността не са пожелателни. Те са пряк финансов риск, който добрата подготовка премахва.
Какво означава SAF-T за счетоводните, складовите и ERP системите
НАП подчертава, че SAF-T не изисква смяна на софтуера. Изискването е да се експортира вече водената счетоводна информация. На практика обаче ефектът зависи изцяло от архитектурата на системите Ви.
Предприятията с интегрирана система са в силно предимство. Когато складът, счетоводството и активите живеят в една база данни, файлът се генерира автоматично, с пълна проследимост между документ и счетоводен запис.
Предприятията с разделени системи срещат сериозни трудности. Отделният счетоводен софтуер и базовият складов софтуер често не са свързани. Те не поддържат нужната детайлизация и номенклатури без скъпи доработки. Точно тук се появяват грешките и отхвърлените файлове.
Затова SAF-T в България превръща въпроса за интеграцията между склад и счетоводство от удобство в необходимост.
Най-честите затруднения при подготовката за SAF-T
Опитът на първите подаващи вече очерта повтарящи се проблеми. Ето най-важните.
- Детайлизация „ред по ред“. Обобщеното осчетоводяване на разходни фактури вече не е достатъчно.
- Несвързани системи. Складът и счетоводството не си разменят данни с нужната прецизност.
- Картографиране на сметкоплана. Свързването на индивидуалните сметки към номенклатурите на НАП изисква време и счетоводна преценка.
- Ръчното въвеждане е непрактично. При стотици фактури месечно единственият реалистичен подход е автоматизирано извличане на данните.
- Двойно отчитане. SAF-T не отменя текущите декларации, а изисква паралелна работа.
- Отхвърлени файлове. Липсата на предварителна валидация води до грешки при първото подаване.
Общото между тях е ясно. Проблемът рядко е самото подаване. Проблемът е качеството и свързаността на данните.
Промените в структурата на файла (версия V_1.0.2)
Структурата на SAF-T се промени няколко пъти, преди да заработи на практика. Причината е една – стандартът трябваше да стане приложим в реални условия.
По време на обществената консултация водещи софтуерни производители и одиторски къщи подадоха технически становища. НАП прие голяма част от тях и коригира XSD схемата и табличната структура. След старта на първата група в началото на 2026 г. реалната практика наложи още прецизиране.
Резултатът е версия V_1.0.2, задължителна за подаване от 1 април 2026 г. Практическият извод за Вас е важен – версията на схемата е жив параметър, който трябва да следите, а не еднократна настройка.
Как да се подготвите за SAF-T: практически стъпки
Подготовката е проект, не еднократна задача. Ето практична последователност, с която да започнете.
- Определете групата и датата си. Проверете финансовите си показатели спрямо праговете и вижте от коя година възниква задължението Ви.
- Направете карта на данните. Отговорете на въпроса къде във Вашите системи се намира всяко задължително поле за SAF-T.
- Открийте пропуските. Идентифицирайте липсващи детайли по фактурите, несвързаност на сметкоплана и липса на одитна следа за потребителите.
- Картографирайте сметкоплана. Свържете сметките си с номенклатурите на НАП и изчистете неизползваните.
- Говорете с доставчика на софтуера си. Попитайте каква е пътната карта за съответствие със SAF-T и кога ще е готова.
- Тествайте предварително. Генерирайте пробен файл и го валидирайте, за да откриете слабите места без напрежение.
Подготовката за SAF-T съвпада и с прехода към еврото. И двете изискват точни, чисти и добре структурирани данни. Затова инвестицията в качеството на данните се изплаща двойно.
Как Дейта Плюс 360 ERP ще подкрепи клиентите си за SAF-T
Голяма част от клиентите на Дейта Плюс попадат в по-късните вълни на реформата – от 2027 г. нататък. Затова Дейта Плюс планира да разработи функционалностите за SAF-T в Дейта Плюс 360 ERP навреме за тези клиенти. Целта е генерирането и подаването на файловете да бъдат лесни и автоматизирани, в съответствие с изискванията на НАП.
Основата за това вече съществува. Дейта Плюс 360 ERP обединява счетоводството, склада и дълготрайните активи в една система. Именно тази интеграция прави SAF-T постижим – данните за фактурите, движенията и салдата остават свързани и проследими.
За складовата част Дейта Плюс 360 Мобилен склад осигурява прецизно отчитане на движенията, партидите и локациите. Това е ключово за файла „при поискване“, който покрива материалните запаси. Ако все още работите с ръчна инвентаризация, вижте и статията ни за инвентаризация на склад с мобилен терминал.
Ще следим отблизо развитието на нормативната уредба и ще информираме клиентите си за всяка стъпка. Така, когато задължението достигне до Вашата фирма, ще сте подготвени спокойно и навреме.
Заключение: започнете подготовката сега
Въвеждането на SAF-T в България е една от най-съществените промени в бизнес отчетността от последното десетилетие. Тя носи повече прозрачност, но изисква навременна и целенасочена подготовка.
Направете три неща още сега. Първо, проверете в коя група попадате и от кога възниква задължението Ви. Второ, картографирайте къде във Вашите системи се намира всяко задължително поле. Трето, тествайте генерирането на файл предварително, за да откриете слабите места без напрежение.
Екипът на Дейта Плюс е насреща, за да Ви преведе през този процес. Свържете се с нас за конкретна оценка на готовността Ви за SAF-T.
Често задавани въпроси за SAF-T
Какво е SAF-T с прости думи? Това е стандартен електронен файл, чрез който предприятието подава детайлните си счетоводни и данъчни данни към НАП. Заменя разнородните справки с един унифициран формат.
Кога SAF-T в България става задължителен за моята фирма? Зависи от размера Ви. Най-големите предприятия подават от 2026 г. Средните и малките се включват поетапно до 2030 г. Проверете финансовите си показатели спрямо праговете за съответната група.
В какъв срок се подава SAF-T? Месечният файл – до 14-о число на следващия месец. Годишният – до 30 юни. Файлът за материалните запаси – в срок от 14 дни при поискване от НАП.
Какви са глобите при неподаване? От 5 000 до 15 000 лв. за юридически лица и еднолични търговци. При повторно нарушение – до 30 000 лв.
Трябва ли да сменя софтуера си заради SAF-T? Не задължително. Но системите Ви трябва да поддържат нужната детайлизация и да експортират данните в изисквания формат. Интегрираната ERP система прави това значително по-лесно.
SAF-T заменя ли ДДС дневниците? Не. SAF-T съдържа много повече информация от ДДС дневниците и в преходния период двете се подават паралелно.