Просрочени плащания са един от най-често срещаните финансови проблеми в бизнеса. Почти всяка компания, която работи със срокове на плащане, се сблъсква с клиенти, които закъсняват с преводите си.
На пръв поглед няколко забавени плащания не изглеждат сериозен проблем. Когато обаче закъсненията се натрупат, те започват да влияят върху паричния поток, финансовото планиране и способността на компанията да инвестира и да се развива.
Добрата новина е, че просрочените плащания могат да бъдат управлявани много по-ефективно, когато компаниите използват ясни правила и подходящи инструменти. ERP системите дават възможност да се въведе по-добър контрол върху вземанията и да се намали рискът от натрупване на просрочени задължения.
Защо просрочени плащания се появяват толкова често
В много случаи закъсненията не са резултат от недобросъвестност на клиента, а от комбинация от организационни фактори.
Най-честите причини са:
липса на ясна политика за срокове на плащане
недостатъчен контрол върху кредитните лимити
забавена комуникация с клиента
липса на актуална информация за задълженията.
Когато информацията за продажбите, фактурите и плащанията е разпределена в различни системи или таблици, компаниите трудно могат да поддържат точна и навременна картина на своите вземания.
Ясна политика за срокове на плащане
Една от първите стъпки към намаляване на просрочените плащания е въвеждането на ясни правила за сроковете на плащане.
Това включва:
определяне на стандартни срокове за плащане
ясни условия във фактурите и договорите
предварително договорени кредитни лимити.
Когато тези правила са ясно дефинирани и комуникирани с клиентите, вероятността от закъснения значително намалява.
Контрол върху кредитните лимити на клиентите
Кредитните лимити са един от най-ефективните инструменти за управление на риска при продажби със срок на плащане.
Когато компанията има определен кредитен лимит за всеки клиент, тя може да ограничи натрупването на големи задължения.
На практика обаче този контрол често се извършва ръчно и не винаги е ефективен. ERP системите могат да автоматизират този процес, като проверяват задълженията на клиента в момента на създаване на нова продажба или фактура.
Ако клиентът има просрочени задължения или е надвишил кредитния си лимит, системата може да:
предупреди потребителя
изиска одобрение от мениджър
или блокира продажбата.
Навременна комуникация с клиентите
Много просрочени плащания могат да бъдат избегнати чрез навременна комуникация.
Напомнянето за предстоящи или просрочени плащания помага на клиентите да планират по-добре своите плащания и намалява вероятността от закъснения.
В много компании този процес се извършва ръчно и често се пропуска. ERP системите позволяват изпращането на автоматични напомнителни писма, които могат да се активират:
няколко дни преди падежа
в деня на падежа
след настъпване на просрочие.
Така комуникацията с клиента става системна и предвидима.
Актуална информация за плащанията
За да могат компаниите да реагират навреме при възникване на просрочия, те трябва да разполагат с актуална информация за извършените плащания.
Когато банковите извлечения се обработват ръчно, информацията за плащанията може да се забави. Това затруднява проследяването на задълженията и комуникацията с клиентите.
ERP системите могат да автоматизират този процес чрез импорт на банкови извлечения, което позволява плащанията да бъдат разпознати и обработени значително по-бързо.
Как ERP системите помагат за контрол на вземанията
Когато продажбите, фактурите и плащанията се управляват в една система, компаниите получават много по-добра видимост върху своите вземания.
ERP системите позволяват:
централизирана информация за задълженията на клиентите
автоматично проследяване на падежите
справки за просрочени плащания
контрол при извършване на нови продажби.
По-подробно за това как ERP системите подпомагат контрола на дължимите суми можете да прочетете и в статията:
https://www.dataplus-bg.com/kontrol-na-duljimite-sumi-s-erp/
Заключение
В практиката виждаме, че компаниите често използват отделни инструменти за управление на продажбите, счетоводството и банковите операции. Когато тези процеси не са свързани помежду си, контролът върху вземанията става по-труден и просрочените плащания започват да се натрупват.
ERP системите дават възможност тези процеси да се обединят – от контрола на кредитните лимити при продажба, през автоматичните напомняния към клиенти, до обработката на банковите плащания. Именно този интегриран подход ще бъде темата на нашия предстоящ онлайн семинар, в който ще покажем практически как ERP решенията могат да помогнат на компаниите да подобрят контрола върху вземанията и финансовата дисциплина.
Ако искате да следите какви нови функционалности разработваме, абонирайте се за нашия YouTube канал. Не забравяйте да последвате фейсбук страницата ни, където още по-лесно и бързо може да получавате информацията.