Контрол на дължимите суми – 4 начина, по които да го постигнете с помощта на ERP

Или иначе казано как да използвате софтуера за управление на бизнеса като оръжие срещу междуфирмената задлъжнялост?

Контрол на дължимите суми – 4 начина, по които да го постигнете с помощта на ERP

И тази година тенденцията за увеличаване на междуфирмената задлъжнялост се запазва. В статията ще се опитаме да направим кратък обзор по темата, а и да Ви дадем 4 практични начина за контрол на дължимите суми от клиенти със софтуер за управление на бизнеса (ERP).

Междуфирмена задлъжнялост -що е то? 

  Купуваш нещо сега, но го плащаш по-късно – съвсем обичайна практика както за физически лица, така и за юридически. На запад обикновено това кредитиране се случва или чрез банковия сектор, или чрез други финансови посредници. В България, всъщност, поне що се отнася до юридическите лица, тази форма на кредитиране се случва между самите фирми и е съвсем обичайна практика – отложено плащане с определен срок (падеж). Именно в тези случаи се появява т.н. междуфирмена задлъжнялост.  

Защо е важно да го говорим и обмислим? 

  В крайна сметка, за продаващите по този начин, това означава блокиран оборотен капитал. Така че е важно предварително да е ясно за какъв срок и до каква сума бизнесът може да си позволи да “кредитира” по този начин контрагентите си. В противен случай следната ситуация би била съвсем реална – налична стока няма или е недостатъчна, парите от предишните продажби все още не са дошли и съответно закупуването на нова стока е невъзможно. Още повече, при моментната инфлация и непрекъснато нарастващите доставни цени, би трябвало бизнесът да разполага с повече свободен капитал, от колкото принципно е свикнал.
  Според проучване на застрахователя на търговски кредити Euler Hermes се наблюдава ръст на фалитите с 9 % в България и с 15 % в света като цяло за 2022 година. Още повече те смятат, че статистиката е смекчена заради т.н. “скрити” бъдещи фалити, тъй като извънредните мерки са подкрепили и съответно временно закрепили фирми, които са били в риск от несъстоятелност и преди кризата. Това означава, че рискът от несъбираемост на вземанията се е увеличил.
  Заради всички тези фактори експертите съветват да се подхожда особено внимателно към преценката на риска при сделките, както в България, така и в чужбина. А един от начините да се ограничи той е като се намалят сумите на вземанията. 

Всъщност възможно ли е да ограничим дължимите суми?

Да, може! Като използвате софтуер като оръжие срещу междуфирмената задлъжнялост!
Тук сме събрали информация за няколко начина, по които може да се опитате да държите под контрол сумите, които клиентите Ви дължат. Надяваме се, че ще Ви е полезно и да научите как да ги осъществите чрез инструментите на Дейта плюс. 

  Първи начин –  дефиниране на кредитен лимит и/или просрочие в софуер за управление на бизнеса

  В сферите със силна конкуренция, там, където маржовете са малки или иначе казано, тогава, когато конкуренцията не може да бъде „бита“ с цена, решаваща роля имат условията на плащане, които се предлагат. Именно в такива случаи бизнесът се решава да позволи големи срокове на погасяване. Илисе съгласява въпреки вече натрупани дължими суми, да продължи да доставя стока на съответния клиент.
  Всички сме наясно, че това крие не малко рискове. И все пак много често няма друг избор и тези практики трябва да се прилагат.
Трудността идва от факта, че обикновено колкото са клиентите, поне толкова са и различните договорени условия. Това води до чести пропуски и грешки от страна на операторите в офиса. Натрупаните дължими суми стават прекалено големи и/или сроковете за плащане са просрочени с много.  

Какво все пак да се направи, за да се намали рискът ?  

  • Задайте срок за погасяване за всеки конкретен контрагент! 
  • На всеки документ, които печатате за клиента, отбелязвайте датата на падеж! 
  • Задайте кредитен лимит за всеки конкретен контрагент! 
  • На всеки документ за продажба на клиента печатайте дължимите суми и по старите му документи! 
  • Помислете дали не е добра идея да дефинирате едновременно и срок на погасяване, и кредитен лимит! 
  • Можете да започнете да използвате схемата „старо за ново“ – задължително да платят старо задължение преди да получат новата стока на отложено плащане; 
  • Помислете как ще се действа при просрочие и надхвърляне на лимита. Операторите в офиса ще бъдат само предупредждавани при издаване на нов документ или ще им бъде забранено да издадат нов документ за продажба. 

Истината е, че софтуерите за управление на бизнеса  в голямата си част разполагат с функционалности, които да Ви помогнат по темата. Все пак е добре да се запознаете до каква степен и най-вече как точно се случва това. Няма да Ви изненадаме като Ви кажем, че всяка от посочените по-горе възможности сме я предвидили в нашите продукти. Може да видите как точно става това с Дейта плюс 360 ERP тук. 

В общи линии рядко се пропуска договарянето на ясни правила на плащане с клиента.
Но е важно те да са ясни и на служителите Ви, да се спазват стриктно и по възможност изключения да се правят рядко. 

  Втори начин за борба с междуфирмената задлъжнялост– частично плащане при сключване на сделката  

  Както казахме, много често няма начин да бъде забранено плащането по-късно. В такъв случай, помислите дали няма да е добра идея да предложите форма на разсрочено плащане, в която част от стоката да бъде платена  предварително.
Ще се съгласите, че това е вариант, който намалява рисковете за Вас, както и блокираните суми. В същото време обаче тази схема е доста трудна за администриране. 

 Какво трябва да имате предвид, за да ограничите сумите на вземанията от клиентите Ви? 

  •  Трябва добре да се обмисли какви документи следва да бъдат издавани за авансовото плащане, за всяка вноска, както и за последното финално издължаване.  
  • Трябва да помислите дали парите ще ги получавате в брой и съответно дали ще има издаване на фискални бонове. А и дали ще позволявате смесено плащане – частично в брой, частично с карта и/или частично по банка.
    Не забравяйте, че прословутата Наредба Н-18 влезе в сила относно съдържанието на фискалните бонове още преди две години и е важно да не я нарушавате, за да нямате проблеми с данъчните. (ако не сте наясно за какво говорим, прочетете статията ни по темата) 
  • Трябва да помислите как ще следите задълженията на клиентите. Предвидете съответните подходящи справки. 

  Всъщност много бизнеси преминаха към такава форма на работа. Най-често магазини или складове, които търгуват със скъпа стока (техника, оборудване, обзавеждане и др.). Поради тази причина ние направихме проучване какво е допустимо и разработихме схема, която можете да следвате в Дейта плюс 360 ERP, така че да работите с авансови фактури. Тя улеснява, както издаването на документите, така и проследяването на задълженията. Ако мислете, че може да Ви е полезна, вижте това видео. 

При всички случаи Ви препоръчваме, ако решите да ползвате подобна схема,
да го обсъдите внимателно със счетоводителите Ви
и да го координирате с тях.
 

  Трети начин, за да намалите дължимите суми – поощряване на плащане в брой веднага

  Факт е, че възможността за отложено във времето плащане дава конкурентно предимство. И все пак така блокирате пари, които може да се използват за инвестиции или други по-полезни за бъдещето дейности. Именно и заради това бизнесът търси начин да насърчи плащането веднага.  

Как може да стане това? 

Естествено отговорът е – с пари!
Ние например в настолната ни система Дейта плюс
360 ERP сме разработили функционалност, чрез която да се начислява допълнителна отстъпка за документа при избор на съответния начин на плащане „В брой веднага“. 

  Четвърти начин за изолзване на ERP системите за контрол на дължимите суми – регулярно напомняне 

  Смятаме, че макар всички гореспоменати методи да са доста ефективни що се отнася до контрола на плащанията, доста честно се оказват недостатъчни и съответно забавянията продължават.
  Наше проучване ни доведе до извода, че не малка част от тези случаи са породени чисто и просто от технически грешки. И то както от страна на платеца, така и от тази на „продавача“. Оказва се, че в не малка част от случаите, в които даден документ не е платен, това е така, защото е забравен/пропуснат и всъщност хората, които мислим за некоректни платци, просто не са наясно, че имат такъв. Оказа се също, че не са малко и случаите, в които има пропуски и/или грешки при отбелязване на плащанията при „продавача“ и всъщност справките седят несъществуващи или грешни дължими суми. Реално това са най-лесно решимите казуси, защото се дължат на човешка грешка, а не за неплатежоспособност. И все пак са много времеемки и енергоемки. 

Автоматизацията на процесите е основното решение тук. 

Софтуерите за управление на процесите, особено тези, които се развиват заедно с технологиите, могат да са Ви много полезни и да намалят до минимум вероятността такива проблеми да са в основата на забавянията на плащанията към Вас.  

Как ? 

  • В Дейта плюс 360 ERP например може да се направи шаблон на документите за продажби на едро, в който да фигурира информация за всички неплатени документи на клиента. 
  • Всички документи могат да се пращат по електронен път директно от системата веднага след създаването им. И това без да е необходимо да се свалят документи, да се прикачат в имейли и изпращат ръчно, а и за да знаете, че веднага са били получени от клиента Ви.  
  • С най-новия ни модул пък може да се автоматизира изпращането на напомнителни писма с текст по Ваш избор, в които фигурира информация за всички неплатени ПРОСРОЧЕНИ документи. Така ще избегнете недоразуменията и ще сте сигурни, че клиентите Ви знаят, че имат задължения към Вас. Така едновременно ще упражните навременен контрол на дължимите суми от клиентите и на точността на операторите Ви. Вижте тук демонстрационното видео.  

  Не предполагайте, че клиентите Ви знаят какви дължими суми имат към Вас. Уверете се в това.  

Нуждаете се от подходящ СОФТУЕР ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА БИЗНЕСА? Потърсете ни на тел. 0884 501 578 или ни пишете на  contact@dataplus-bg.com.

Поледвайте ни в социалните мрежи: Facebook, Linkedin, YouTube

Още по темата

8 конкретни стъпки при кандидатстване за субсидиране на ИКТ проект

Както вече Ви съобщихме на 30.09.2022 г. приключи общественото обсъждане по процедурата „BG-RRP-3.005 – Решения в областта на информационните и комуникационни технологии и киберсигурността в малките и средните предприятия“, която е втората програма от Плана за възстановяване. Очаква се към…

Прочети повече

Фискални устройства – какво е добре да знаете за тях

Какви видове фискални устройства съществуват? Както знаете боновете се разпечатват на хартиени носители от специални устройства. Всъщност вече има и възможност за електронни бонове, когато покупката става от електронен магазин, но за това малко по-късно. Тук ще се спрем на…

Прочети повече

Софтуер за разносна търговия, ex-van и мобилни екипи

Търговия на едро – основни положения и механизъм при разносна търговия В различните апсекти на търговията, търговците на едро най-общо извършват дейностите по установяване на контакти с потребители или търговци на дребно, подготвителни и обработващи операции по продуктите, складиране и…

Прочети повече

За повече информация,
моля свържете се с нас на: