Внедряването на ERP системи включва инсталиране на софтуера, прехвърляне на Вашите финансови и други данни, конфигуриране на потребителите и процесите и обучението на екипа за работа с новия софтуер. От качеството на внедряването зависи цялостната по-нататъшна работа не само на ERP системата, но и на целия Ви бизнес. Затова проявете хладнокръвие и търпение – всеки пропуск в този период ще доведе до много главоболия по-късно.
Да проследим накратко етапите на внедряване на ERP:
Избор и договаряне
За процеса на избор на ERP система вече сме говорили (вижте статията). Ще припомним обаче, че избирате не само софтуер, но и партньор, с който ще работите през годините. Проявете максимум внимание и отговорност. При договарянето основният въпрос не е „колко?“ – колко пари и колко време. По важни са „какво?“ и „как?“. Какво трябва да включва програмното осигуряване, как ще промени бъдещето на бизнеса Ви, как ще постигне тази цел, как ще протече внедряването? Продължителността на етапа зависи от вас. Не пропускайте да си изясните всички подробности – какви ще са Вашите ангажименти, какво да очаквате от доставчика на ERP системи.
Проучване
Това е етапът на който ние, софтуерните специалисти, ще си изясняваме какви са спецификите на Вашия бизнес и какви са изискванията Ви. От това ще зависи колко точно ще отговаря на потребностите Ви софтуерът.Ще питаме много и за всичко. Колкото по-изчерпателно и адекватно отговаряте, толкова по-ефективна ще е в ежедневието Ви ERP системата. Понякога ще Ви се струва, че питаме за дреболии и задаваме глупави въпроси. Повярвайте, не го правим от голо любопитство, нито защото схващаме бавно. Ние разбираме от програмиране. Вие – от Вашия бизнес. Трябва да ни помогнете да проумеем Вашата работа до най-дребната подробност, иначе няма как софтуерът да се справя с нея. Ще Ви предложим предварителен въпросник, достъпен и онлайн. Оптималният вариант, който осигурява пълноценна информация, е съчетанието между попълването на онлайн въпросника и дискутиране на проблемите с наш консултант.
Колко време трае проучването? От няколко часа до няколко месеца. Зависи от големината на фирмата, от сложността на проекта и подготовката на екипа Ви. Подберете служителите така, че общото им знание да покрива всички бизнес процеси, които ще обхваща ERP системата. Пропуските сега могат сериозно да забавят целия процес. Често се случва, след като концепцията е разработена в подробности, да се окаже, че трябва да се включи още нещо и всичко се връща крачка назад.
Затова, моля, бъдете търпеливи и изчерпателни!
От проучването зависи не само качеството на целия продукт, но и цената му. Някои колеги го предлагат като предварителна платена услуга и едва след приключването му съставят оферта за цялостния софтуер. Възможно е стойността му да се приспадне от предварително договорените предплатени часове или да се заплати отделно – всичко зависи от договарянето.
Настройки на ERP
На базата на събраната информация извършваме първоначалните настройки на ERP системите. Първо се правят общите, които касаят работата на цялата фирма. После – частните, необходими за всеки отделен потребител и процес. При теста е препоръчително да се проверят всички настройки. Твърде е вероятно на този етап да излязат неизяснени или направо пропуснати проблеми, или пък такива, които сте сметнали за маловажни, а се оказва, че не са. Други е възможно да се променят в движение, а за трети се налагат сериозни промени в концепцията, което пък изисква време. Задължително е да се предвидят контролни срещи с Вашия екип за потвърждаване на настройките и нанасяне на корекции, където е необходимо.
Допрограмиране и първоначален старт
След тестването на настройките се извършва допрограмирането. Препоръчително е:
- времето и средствата за него да се предвидят още по време на договарянето или проучването;
- сроковете да се определят „от – до“ – най-оптимистичен и най-песимистичен. Трябва да се знае кой е критичният срок – този, който няма как да се удължи;
- търпението е задължително – в този период на внедряването „бързо“ често значи „неработещо“ и връщане крачка назад.
Понякога се случват разминавания между Вашите и нашите представи за ERP системите и функциите им и тогава се търсят и намират работещи решения от двете страни.
Първоначален старт
Когато допрограмирането приключи, с екипа, участвал в проучването, се извършва първоначален тест. Заедно проиграваме напълно схемата и процесите. Сътрудничеството е било пълноценно, ако ERP системата отговаря напълно на потребностите Ви и работи безпроблемно.
Изграждане на базата с данни
За да се тества софтуерът в реални условия, трябва да се въведат първоначалните данни. Такива са например:
- потребители;
- материално отговорни лица;
- касови и банкови сметки;
- артикули;
- пълните данни за фактуриране на контрагентите;
- маршрути на шофьорите;
- кой търговски агент кой клиент обслужва (особено когато възнагражденията зависят от оборотите);
- необходимата информация при експорт-импорт – съответствия на артикулите, езикови съответствия и др.
Колко бързо и ефективно ще заработи ERP системата зависи от добре обмисленото и организирано въвеждане на основните данни. Ако те не са въведени коректно, в дните на старта настъпва объркване. Новата и непозната работа и липсата на основните данни забавят процесите и напрягат обстановката.
Въвеждането на данните се случва по три основни начина:
- въвеждане на ръка;
- смесено – на ръка и импортиране;
- импортиране.
Импортирането означава всички базови данни от старите системи да се прехвърлят в новата. Изглежда лесно, но не е така. Необходимо е Ваш служител, систематичен и с добри умения за работа с Excel, да подготви данните, а наш – да ги импортира технически. Ще рече информацията да:
- се извлече от Вашите системи (това не винаги е възможно);
- се подготви за импортиране според изискванията ни;
- се зареди в новия софтуер.
Необходим е пълен, проверен списък на данните за въвеждане (импортиране), поредността им, изпълнителя и срока. Въвеждането на информацията не става бързо. Осигурете време на ангажираните с него – от коректното му изпълнение ще зависи работата на цялата фирма по-късно.
Обучение
Поради решаващото значение на този етап, му посвещаваме отделна статия. Прочетете в Актуално.
Тест преди старта
Тества се ERP системата в реални условия. Изпробва се съвместимостта ѝ с наличната техника при натоварване, близко до реалното, включително до разпечатки и комуникация. Въпреки че параметрите на техниката са установени още при стартирането на проекта, може да се наложи тя да се ъпргейдва. Проверява се базата данни, видът и пълнотата на издаваните документи. Когато документът касае склада (примерно), но указанията са дадени от офиса, се случва да липсва базова информация, без която складовите документи не могат. Тестът преди старта ще установи може ли след внедряването на ERP системата всеки потребител да изпълнява безпроблемно ежедневните си задачи. Ако не може, се уточнява защо и какво да се направи.
Старт на ERP
Това е най-стресиращият момент за всички. Всеки пропуск от предишните етапи си проличава сега. Трябва да сте подготвени и да имате много търпение. ERP системите са сложни, изискват нови умения и нагласи от служителите, настройките са уникални за Вашия бизнес. Нормално е в началото да е по-трудно и по-бавно. В тези дни нашите специалисти ще са непрекъснато до Вас. Когато се налага, консултантите остават и седмица. Опитът ни показва, че стартовите процеси и донастройки продължават средно около месец. При големи корпорации с над 200 служителя – дори до година.
Кое, все пак, е най-важното при процеса на внедряване на ERP системи?
Доверието и търпението, разбирането и уважението – както между Вас и изпълнителя, така и между Вас и Вашия екип.
Независимо от перипетиите по време на избора, внедряването, обучението и старта на ERP системата, тя ще стане Вашият най-верен сътрудник в информираното ръководене на бизнеса Ви. Решенията ще станат по-лесни и бързи. Грешките – сведени почти до нула. Внедряването на ЕРП система е едно от най-добрите действия, които всеки съвременен мениджър може да предприеме за фирмата и нейните служители.
Вероятно имате още въпроси? Ние сме на разположение. Обадете ни се и попитайте!