Какви са начините за обменяне на документи между бизнес партньори?

В който и бранш да сте, със сигурност голяма част от служителите Ви прекарват солидно количество време във въвеждане на документи на Ваши партньори и в изпращане им до тях. Разходите на консумативи и време са безспорни и е твърде вероятно да има начини, по които може да ги оптимизирате. Опитахме се да синтезираме 4-те основни варианта за обмен да данни Ето ги и тях като се надяваме да сме успеем да насочим вниманието Ви върху плюсовете и минусите им.

Първият вариант – на хартиен носител.
Как: И двете страни въвеждат в системите си документи, печатат ги и по един или друг начин си ги изпращат на хартиен носител.

Предимства:
+ Без допълнителни разходи за софтуерни продукти;

Недостатъци:
– Разход на време , защото всеки документ се въвежда поне по два пъти – един път от единия партньор и втори път от другия партньор;
– Разход на хартия;
– Риск от грешки при въвеждане на документите.

Втори вариант – чрез имейли.
Как: като експортирате документи от Вашите софтуери ( т.е. сваляте ги и ги записвате някъде на компютъра) и ги изпращате чрез прикачване във Вашите пощи.

Предимства:
+ Без разход за хартия

Недостатъци:
– Разход на време – Отново всеки документ се въвежда по два пъти – един път от единия партньор и втори път от другия партньор;
– Риск от грешки при въвеждане на документите.

 Трети вариантчрез т.н. платформи за електронен обмен на данни
Как: тъй като смятаме, че този начин все още не е съвсем известен, решихме да Ви разкажем накратко малко повече:

Предимства:
+ Без разход за хартия + Документът се въвежда еднократно само от единия патньор. А другият само ги импортира – т.е. спестява се време;
+ Намаляване на грешките при въвеждане на документите;
+ Ще може да отговорите на изискванията на големите вериги като Метро, Била, ОМВ и други, които вече задължително изискват от партнорите си да изпращат документи към тях имено чрез Edi.

Недостатъци:
– Разход за софтуер;
– Необходимо е и партньорът Ви да разполага с профил в някоя от платформите за обмен на данни;
– За да се възползвате от пълната функционалност, трябва и партньорът Ви да разполага със софтуер, който има интеграция със съответната платформа. Макар да не е задължително.

В тази връзка е добре да знаете, че както Търговец WINPRO, така и Дейта плюс 360 ERP имат вече осъществена интеграция и могат да Ви предложат връзка, както с ECOD/COMARCH EDI на Елтрейд, така и eXite Acsior на Acsior LTD.

Ако се интересувате, повече информация за тази функционалност,  може да видите на това видео или да се свържете с нас на 0884 501 578.

Четвърти вариант – изпращане на електронни документи директно от системата Ви.
Как: При този вариант отново всеки партньор въвежда ръчно документа в системата си, но ги изпраща автоматично по електронен път.

Предимства:
+ Без разход на хартия;
+ Без разход за платформа за обмен на данни;
+ Спестява времето за експорт на документите, писане на имейли и прикачването на самите документи.

Недостатъци:
– Всеки документ се въвежда поне по два пъти – веднъж от единия партньор и веднъж от другия;

Ако все още не работите с големи вериги и не искате да влагате средства в допълнителен софтуер, то може би ще Ви заинтригува нашата нова функционалност за изпращане на документи в електронен вариант директно от системата.

В този видео материал, може да видите колко лесно и бързо ще може да обменяте документи с партньорите си.

Свържете се с нас за повече информация на 0884 501 578.

Още по темата

Как да изберем ЕRP система

Внедряването на EРП система e сериозно начинание, което има за цел да оптимизира бизнес процесите, да подобри отчетността, да изчисти линиите на отговорност между служителите и по този начин да Ви помогне да ускорите развитието на Вашата компания. Неудачният избор,…

Прочети повече

Европейско Финансиране: Адаптиране на дейността на фирмите в контекста на COVID-19

Очаква се до дни да бъде отворена програма за безвъзмездна финансова помощ на микро, малки и средни предприятия. Сумите, които могат да бъдат получени са: За Микро – от 3000 лв. до 15 000 лв. За Малки – от 10 …

Прочети повече

Доброволният режим “СУПТО” – резултат от общественото обсъждане по промените на ЗДДС

  Резултатите от общественото обсъждане на промените в ЗДДС, бяха публикувани вчера късно вечерта. По време на общественото обсъждане за промените в закона за ДДС, вместо отпадането на СУПТО режима, е направено предложение за доброволен СУПТО режим, т.е. за фирми,…

Прочети повече

За повече информация,
моля свържете се с нас на: